병원 서류 양식에 로고를 넣는 규칙

머리글 한 곳에, 본문보다 작게, 흑백으로도

서류에 로고를 넣는 규칙은 병원의 서류 양식 목록과 시각 요소 규칙집을 함께 놓고 정합니다. 양식마다 로고를 넣을 수 있는 칸이 다르고, 서류에 따라서는 정해진 서식이 있어 로고를 넣을 공간이 좁을 수 있으므로, 양식별로 위치와 크기를 정해 규칙집에 남깁니다.

서류 종류별 로고 규칙

표는 서류별 규칙을 정리한 형식입니다.

서류 양식 목록부터

규칙을 정하기 전에 병원에서 쓰는 서류 양식을 모두 꼽아 목록으로 만듭니다. 진료비 영수증, 진료비 세부내역서, 각종 동의서, 검사 안내문, 수술 전후 안내문, 처방 안내, 서류 발급 신청서처럼 접수와 진료실, 수납 창구에서 쓰는 양식을 직군별로 꼽아 모읍니다. 목록에는 양식 이름과 함께 종이에 인쇄해 두는지, 전산으로 출력하는지, 정해진 서식이 있는지를 함께 남깁니다.

목록을 만들다 보면 같은 용도의 양식이 여러 판으로 돌고 있는 것을 찾을 수 있습니다. 로고 규칙을 적용하기 전에 판을 하나로 정리하면, 고칠 양식의 수도 줄고 이후에 로고를 바꿀 때도 빠뜨리는 양식이 줄어듭니다.

로고를 두는 위치

서류의 로고는 머리글에 두는 것을 기본으로 합니다. 머리글은 서류의 제목과 병원 이름이 함께 놓이는 곳이라, 로고가 그 옆에 있으면 환자는 서류를 펼치자마자 어느 병원의 서류인지 알 수 있습니다. 바닥글에는 병원 주소나 전화번호를 두고, 로고는 머리글과 바닥글 가운데 한 곳에만 넣어 같은 로고가 한 장에 두 번 나오지 않게 합니다.

본문 가운데나 배경에 로고를 크게 깔아 넣는 방식은 쓰지 않습니다. 옅게 넣은 배경 로고라도 인쇄 상태에 따라 글자 위에 겹쳐 보여 읽기를 방해할 수 있고, 복사를 거듭하면 배경이 진해져 내용을 가릴 수 있습니다.

로고의 크기

서류의 로고 크기는 시각 요소 규칙집의 인쇄용 최소 크기보다 작아지지 않는 범위에서, 서류 제목보다 눈에 덜 띄게 정합니다. 로고가 제목보다 크면 환자의 눈이 로고에 먼저 가고, 서류가 무엇에 관한 것인지는 그다음에 읽히게 됩니다.

영수증처럼 폭이 좁은 서류라면 전체 로고가 최소 크기를 지키기 어려울 수 있습니다. 그런 서류에는 규칙집에 정한 간략형 로고를 쓰고, 병원 이름은 글자로 함께 씁니다. 로고만으로 병원 이름을 대신하지 않는 것은 서류가 다른 기관에 제출될 때 병원 이름이 분명히 읽혀야 하기 때문입니다.

흑백 인쇄 규칙

서류는 흑백으로 인쇄되거나 복사될 수 있습니다. 색으로 구분된 로고는 흑백에서 형태가 뭉개지거나 회색 덩어리로 보일 수 있으므로, 서류용으로 흑백 로고 파일을 따로 만들어 씁니다. 흑백 파일은 색 로고를 단순히 회색으로 바꾼 것이 아니라, 검정과 흰색만으로 형태가 읽히도록 다듬은 파일이어야 합니다.

흑백 파일을 만들었다면 실제 서류에 넣어 인쇄하고, 다시 한 번 복사해 형태가 남는지 확인합니다. 감열지에 인쇄하는 영수증은 일반 종이와 결과가 다를 수 있으므로 영수증 용지로도 시험합니다. 시험한 결과는 양식 목록에 서류별로 남겨, 어느 서류에 어떤 흑백 파일이 맞는지 다음 담당자도 찾을 수 있게 합니다.

동의서는 내용이 앞서게

동의서는 로고보다 내용이 앞서야 하는 서류입니다. 개인정보보호위원회의 「분야별 개인정보 보호 안내서」는 동의를 받을 때 중요한 내용은 글씨의 크기, 색깔, 굵기 또는 밑줄 등을 통하여 그 내용이 명확히 표시되도록 하고, 동의 사항이 많아 중요한 내용이 명확히 구분되기 어려운 경우에는 그 밖의 내용과 별도로 구분하여 표시하라고 안내합니다.

동의서의 중요한 내용을 굵은 글씨나 색으로 드러내야 하는데 로고가 크거나 진한 색이면, 환자의 눈이 로고와 강조된 내용 사이에서 나뉠 수 있습니다. 동의서에서는 로고를 머리글에 작게, 흑백이나 옅은 색으로 넣고, 중요한 내용을 표시하는 색과 로고의 색이 겹치지 않게 합니다.

본래 내용을 덮지 않는 원칙

어느 서류든 로고는 서류의 본래 내용을 덮지 않습니다. 영수증의 금액과 항목, 안내문의 일정과 준비물, 동의서의 동의 항목과 서명 칸은 환자가 읽고 확인해야 하는 부분이므로, 로고가 이 칸에 걸치거나 가까이 붙어 읽기를 방해하지 않게 합니다. 로고와 본문 사이에는 규칙집에 정한 여백을 두고, 여백을 지키기 어려운 양식이라면 로고를 줄이거나 간략형을 씁니다.

서식이 정해져 있는 서류는 서식을 먼저 지키고 로고는 그다음에 맞춥니다. 정해진 서식의 칸 배치를 로고 때문에 바꾸면 서류를 받는 쪽에서 확인하기 어려워질 수 있습니다. 서식에 로고를 넣을 칸이 없다면 로고를 넣지 않고 병원 이름 글자만으로 출처를 밝힙니다.

직원이 만든 양식

진료실이나 창구에서 직원이 필요에 따라 간단한 안내문을 직접 만들어 쓰는 일도 있습니다. 이런 양식에는 로고를 화면에서 잘라 붙이거나 오래된 파일을 써서 모양이 다른 로고가 들어갈 수 있습니다. 직원이 쓸 수 있는 안내문 틀을 미리 만들어 공유 폴더에 두고, 새 안내문은 그 틀에서 시작하게 하면 로고의 위치와 크기가 저절로 맞춰집니다.

직원이 만든 안내문도 서류 양식 목록에 올립니다. 목록에 없으면 로고를 바꿀 때 빠뜨릴 수 있으므로, 새 안내문을 만들면 담당자에게 알려 목록에 더하는 순서를 정합니다.

서류 양식 점검표의 예

표는 점검표를 채우는 형식을 보여 주는 가상의 예입니다.

전산으로 출력하는 서류

영수증이나 세부내역서처럼 전산 프로그램에서 출력하는 서류는 병원이 양식을 직접 고치기 어려울 수 있습니다. 프로그램이 정해 둔 머리글 칸에 로고를 넣을 수 있는지, 넣는다면 어떤 크기와 파일 형식이어야 하는지를 프로그램 관리 업체에 확인하고, 그 조건에 맞춘 흑백 로고 파일을 따로 만듭니다.

프로그램에서 로고를 넣을 수 없다면 병원 이름 글자만으로 출처를 밝히고, 로고를 넣기 위해 출력된 서류 위에 도장처럼 덧찍는 방식은 쓰지 않습니다. 덧찍은 로고는 위치가 매번 달라 금액이나 항목 칸에 겹칠 수 있습니다.

안내문 그림을 만들 때

안내문에는 로고 말고도 그림이 들어갈 수 있습니다. 준비물이나 찾아오는 길을 그림으로 보여 주는 안내문이라면 그림이 로고보다 크게 들어가는 일이 생기는데, 그림 안에 병원 로고를 다시 그려 넣으면 머리글의 로고와 모양이 달라질 수 있습니다. 생성 도구로 그림을 만들었다면 그림 속에는 로고를 넣지 않고, 그림이 본문 칸과 서명 칸을 침범하지 않는지 확인합니다. 홍보 담당은 침범 여부와 흑백 인쇄 결과를 확인한 뒤 병원 AI 이미지 영상을 안내문 양식에 넣습니다.

로고가 바뀌었을 때의 양식 정리

로고를 새로 다듬었거나 병원 이름이 바뀌었다면 서류 양식 목록을 펼쳐 로고가 들어간 양식을 모두 고칩니다. 목록에 양식마다 로고 파일의 이름을 남겨 두면 어느 양식에 어떤 파일이 쓰였는지 바로 찾을 수 있습니다.

인쇄해 둔 서류의 재고가 남아 있다면 언제까지 쓸지를 정하고, 새 양식으로 바꾼 날을 목록에 남깁니다. 전산으로 출력하는 서류라면 출력 프로그램의 양식 파일도 함께 고쳐야 하므로, 프로그램을 관리하는 업체에 새 로고 파일과 규칙을 함께 건넵니다.

서류가 먼저, 로고는 출처만

병원 서류 양식의 로고는 머리글이나 바닥글 한 곳에 서류 제목보다 작게 넣고, 흑백과 복사에서도 형태가 남는 파일을 씁니다. 금액, 동의 항목, 서명 칸처럼 환자가 읽어야 할 내용은 로고가 덮지 않게 하고, 동의서에서는 중요한 내용이 로고보다 먼저 눈에 들어오게 합니다.