대행사가 여럿인 병원의 브랜드 표현 통일

대행사끼리가 아니라 병원이 가운데에서

대행사끼리 맞추게 하지 않는 까닭은 대행사들이 서로의 작업을 열어 맞댈 수 없기 때문입니다. 블로그를 맡은 대행사는 광고 문구를 맡은 대행사의 시안을 받지 못하고, 서로 다른 회사이니 상대의 작업을 고칠 권한도 없습니다. 그래서 대행사가 여럿인 병원에서 표현이 어긋나는 곳은 대행사의 실력보다, 같은 지침서의 서로 다른 판이 각 대행사에 남아 있거나, 두 채널에 걸친 결과물을 어느 쪽도 자기 일로 여기지 않는 곳에서 생깁니다. 병원브랜딩에서 병원이 가운데를 쥐는 일은 대행사를 감독하는 일이 아니라, 대행사들이 서로를 모른 채로도 같은 판을 따라 일하게 하는 일입니다.

공통 자료, 채널 경계, 게시 전 확인의 기록

세 기록에는 모두 판 번호가 들어갑니다. 지침서를 고칠 때마다 판 번호가 바뀌므로, 판 번호를 보면 어느 대행사가 어느 판을 받았는지, 어느 결과물이 어느 판과 맞대졌는지를 한 줄로 가를 수 있습니다. 판 번호는 고칠 때마다 숫자 하나씩 올리고, 쉼표 하나를 고친 작은 고침이라도 번호를 올립니다. 작은 고침이라고 번호를 그대로 두면, 같은 번호의 지침서가 대행사마다 조금씩 다르게 남습니다. 대행사의 결과물이 지침서와 어긋났을 때도 판 번호를 먼저 맞대면, 대행사가 옛 판을 따른 것인지 같은 판을 다르게 읽은 것인지가 갈립니다.

병원은 병원 외부 등록 정보를 채널 경계표의 한 줄로 넣어 맡을 대행사를 정합니다. 지도 서비스와 예약 플랫폼의 병원 정보는 어느 대행사의 계약에도 들어 있지 않은 경우가 생깁니다. 경계표에 한 줄이 있으면, 지침서가 새 판으로 바뀐 날 그 정보를 고칠 곳이 빠지지 않습니다.

판 번호 달기에서 새 판 건네기까지

1. 지침서에 판 번호를 달고 건넬 대행사 목록을 만들기
2. 채널 경계표를 만들어 계약서에 담당 채널을 적기
3. 두 채널에 걸치는 결과물의 담당을 정하기
4. 게시 전 병원 확인을 대행사 일정에 넣기
5. 지침서가 새 판이 되면 같은 날 모든 대행사에 건네기

첫째 단계는 지침서에 판 번호를 달고 건넬 대행사 목록을 만드는 일입니다. 지침서 첫 줄에 판 번호와 고친 날을 쓰고, 계약 중인 대행사마다 지침서를 받을 담당자 한 명의 이름과 연락처를 목록으로 만듭니다. 건넬 때는 목록의 모든 담당자에게 같은 파일을 같은 날 보내고, 받았다는 답을 기록에 남깁니다. 답이 오지 않은 대행사에는 다음 날 한 번 더 묻고, 그래도 답이 없으면 그 대행사의 다음 결과물을 넷째 단계에서 맞댈 때 판 번호부터 묻습니다.

둘째 단계는 채널 경계표를 만들어 계약서에 담당 채널을 쓰는 일입니다. 홈페이지, 블로그, SNS, 검색광고, 지도 서비스와 예약 플랫폼의 병원 정보처럼 병원 이름이 나가는 채널을 줄마다 쓰고, 줄마다 맡는 대행사를 한 곳만 정합니다. 한 채널을 두 대행사가 함께 맡으면 그 채널 안에서 표현이 갈라지므로, 계약서의 업무 범위에도 경계표와 같은 채널 이름을 씁니다. 경계표의 칸은 채널 이름, 맡는 대행사, 그 대행사의 담당자, 계약서에서 그 채널을 적은 조항의 네 칸이면 됩니다. 계약서 조항 칸이 비어 있는 줄은 대행사가 말로만 맡은 채널이므로, 다음 계약 갱신 때 조항으로 옮깁니다.

셋째 단계는 두 채널에 걸치는 결과물의 담당을 정하는 일입니다. 블로그 글을 SNS에 옮기는 일, 광고에 쓴 사진을 홈페이지에 쓰는 일처럼 한 대행사가 만든 것이 다른 대행사의 채널로 가는 경우를 경계표 아래에 따로 쓰고, 옮기는 쪽과 받는 쪽 가운데 어느 대행사가 옮긴 판을 만드는지 정합니다. 담당을 정하지 않으면 두 대행사가 모두 상대의 일로 여겨, 원래 결과물이 옮겨지지 않거나 고치지 않은 채 옮겨집니다.

넷째 단계는 게시 전 병원 확인을 대행사 일정에 넣는 일입니다. 대행사가 결과물을 올리기 전 병원 담당자에게 보내는 날과, 병원 담당자가 지침서와 맞대어 답하는 날을 대행사의 작업 일정에 적고, 병원이 답하는 기한도 함께 정합니다. 병원의 답이 늦어 게시가 밀리는 일이 되풀이되면 대행사가 확인을 건너뛰게 되므로, 기한은 병원이 지킬 수 있는 날로 정합니다. 맞댈 때는 지침서 가운데 병원 이름 표기, 소개 문장, 쓰지 않을 표현의 줄을 먼저 맞대고, 고칠 점은 결과물의 어느 줄이 지침서의 몇 판 어느 줄과 어긋나는지로 씁니다.

다섯째 단계는 지침서가 새 판이 되면 같은 날 모든 대행사에 건네는 일입니다. 고친 줄을 표시한 새 판을 첫째 단계의 목록대로 보내고, 새 판이 적용되는 날을 함께 알립니다. 적용 날 전에 받은 결과물은 옛 판으로, 그 뒤에 받은 결과물은 새 판으로 맞댑니다.

두 채널에 걸치는 결과물의 담당

표의 셋째 열은 받는 쪽을 기본으로 삼았습니다. 받는 채널의 형식과 글자 수를 아는 쪽이 옮긴 판을 만들어야 그 채널에서 어색하지 않기 때문입니다. 다만 받는 쪽이 원래 결과물의 뜻을 바꾸지 않도록, 만든 대행사의 원본을 함께 건네고 병원은 넷째 열을 맞댑니다. 표의 줄은 병원마다 다르므로, 병원의 채널에서 실제로 일어나는 옮김을 경계표 아래에 한 줄씩 더합니다.

모든 결과물을 맞댈지, 정한 종류만 맞댈지

게시 전 병원 확인은 모든 결과물을 하나씩 맞대는 방식과, 정한 종류의 결과물만 맞대는 방식으로 짤 수 있고, 두 방식은 서로 다른 득실을 가집니다.

모든 결과물을 맞대는 방식은 어긋난 표현이 밖으로 나가기 전에 거의 다 걸러진다는 점이 앞섭니다. 대행사가 여럿이어도 병원 담당자 한 사람의 눈을 거치므로, 채널 사이의 표현이 한 사람의 기준으로 모입니다. 대신 게시물이 늘수록 병원 담당자의 일이 늘고, 넷째 단계의 답 기한을 지키기 어려워져 게시가 밀릴 수 있습니다.

정한 종류만 맞대는 방식은 병원의 일을 줄이고 대행사의 게시 속도를 지킵니다. 병원 이름과 진료, 비용이 들어간 결과물, 새로 쓰는 소개 문장, 두 채널에 걸친 결과물처럼 어긋나면 고치기 어려운 종류만 정해 맞대고, 그 밖의 결과물은 게시 뒤 정한 주기에 모아 맞댑니다. 대신 정하지 않은 종류에서 어긋난 표현은 게시 뒤에야 드러납니다.

두 방식을 가르는 기준은 대행사의 수와 게시의 양, 그리고 지침서가 얼마나 오래 같은 판으로 쓰였는지입니다. 대행사와 처음 일하거나 지침서가 막 새 판으로 바뀐 때는 모든 결과물을 맞대고, 몇 달 동안 같은 판으로 어긋남이 적었다면 정한 종류만 맞대는 쪽으로 옮깁니다. 가상의 예로, 블로그와 SNS와 검색광고를 세 대행사에 맡긴 한 의원이 첫 석 달은 모든 결과물을 맞대고, 그 기록에서 어긋남이 블로그를 SNS로 옮긴 게시물에서만 나왔다면, 넷째 달부터는 옮긴 게시물과 새 소개 문장만 게시 전에 맞대는 식입니다. 이 의원이 다섯째 달에 지침서를 새 판으로 바꾼다면, 새 판이 적용되는 날부터 한 달은 또 모든 결과물을 맞대는 쪽으로 돌아갑니다.