리브랜딩 뒤 유니폼·서식 교체 계획

서식을 먼저, 유니폼은 나누어 교체

계획의 출발점은 병원이 지금 쓰는 진료 서식 목록입니다. 목록이 있어야 어떤 서식에 옛 이름이 남아 있는지, 그 가운데 개인정보 동의 문구가 들어간 서식이 무엇인지 나누어 따질 수 있습니다. 목록 없이 눈에 띄는 서식부터 교체하면, 자주 쓰지 않는 검사 동의서나 발급 신청서에 옛 이름이 몇 달씩 남는 일이 생깁니다.

교체 대상과 먼저 따질 점

시점의 기준 칸에 정리한 내용은 하나의 예시입니다. 병원마다 서식의 양과 유니폼 발주 기간이 달라, 교체 시점은 병원이 정한 개원 일정이나 간판 교체 일정에 맞추어 조정합니다.

진료 서식 목록 만들기

진료 서식 목록에는 서식 이름, 쓰는 부서, 종이 서식인지 전자 서식인지, 개인정보 동의 문구가 들어 있는지를 한 줄씩 정리합니다. 접수 창구의 신환 등록지, 진료실의 문진표, 검사실의 검사 동의서, 원무과의 발급 신청서처럼 부서마다 따로 관리하던 양식을 한 곳에 모으는 일이 먼저입니다.

목록을 만드는 과정에서는 이미 쓰지 않는 옛 양식이나, 부서마다 조금씩 다르게 고쳐 쓰던 같은 이름의 양식이 함께 나오기도 합니다. 리브랜딩은 이런 양식을 정리할 좋은 기회이므로, 쓰임이 끝난 양식은 목록에서 빼고 같은 목적의 양식은 하나로 합칩니다. 목록의 마지막 칸에는 서식마다 교체를 맡을 담당자 이름을 정해, 시행일이 가까워졌을 때 누가 어떤 서식을 마무리하는지 분명하게 합니다.

동의 문구에서 따질 고지 항목

개인정보보호위원회와 보건복지부가 함께 낸 「분야별 개인정보 보호 안내서(2024.12.)」의 의료기관 편은, 환자 등에게 개인정보 수집·이용 동의를 받을 때 수집·이용 목적, 수집하려는 개인정보의 항목, 보유 및 이용 기간, 동의를 거부할 권리가 있다는 사실과 거부 시 불이익이 있다면 그 내용을 알리고 동의를 받아야 한다고 안내합니다. 제3자에게 제공하는 동의라면 제공받는 자와 그 이용 목적, 제공 항목, 제공받는 자의 보유 및 이용 기간, 거부 권리와 불이익을 알리도록 안내합니다.

서식을 새 이름으로 교체할 때는 병원 이름만 고치고 끝내지 말고, 동의서마다 이 네 가지 항목이 빠짐없이 들어 있는지 함께 따집니다. 옛 서식을 오래 고쳐 쓰는 사이 보유 기간 칸이 비어 있거나 거부 권리 문장이 빠진 서식이 섞여 있을 수 있기 때문입니다.

종이 서식과 전자 서식의 동의 방법

리브랜딩을 계기로 종이 서식 일부를 태블릿이나 온라인 접수 화면으로 옮기려는 병원도 있습니다. 안내서는 동의를 서면으로 받을 필요는 없다고 답하면서, 동의 내용이 적힌 서면을 직접 발급하거나 우편·팩스 등으로 전달하고 서명이나 날인한 동의서를 받는 방법, 전화로 동의 내용을 알리고 동의의 의사표시를 확인하는 방법 등을 예로 듭니다.

어떤 방법을 택하든 앞에서 정리한 고지 항목이 화면이나 안내 음성에도 그대로 담겨야 한다는 점은 같습니다. 종이 서식과 전자 서식을 함께 쓰는 기간에는 두 서식의 문구가 서로 다르지 않은지 한 표에 나란히 놓고 대조합니다.

중요한 내용을 눈에 띄게 표시하기

같은 안내서는 동의서에 명확히 표시해야 하는 중요한 내용으로 홍보나 판매 권유를 위해 연락할 수 있다는 사실, 민감정보와 여권번호 같은 정보, 개인정보의 보유·이용 기간, 개인정보를 제공받는 자와 그 이용 목적을 꼽습니다. 이런 내용은 글씨의 크기, 색깔, 굵기 또는 밑줄 등으로 명확히 표시하고, 동의 사항이 많으면 그 밖의 내용과 별도로 구분해 표시하도록 안내합니다.

새 서식 디자인에 병원의 대표 색을 쓸 때 이 부분이 문제가 될 수 있습니다. 서식 전체를 새 색으로 꾸미는 과정에서 중요한 내용을 표시하던 굵은 글씨나 밑줄이 장식과 섞여 눈에 띄지 않게 되므로, 디자인 시안 단계에서 중요한 내용의 표시 방식을 따로 정합니다. 예를 들어 보유·이용 기간 문장은 굵은 글씨와 밑줄을 함께 쓰고 장식에는 굵은 글씨를 쓰지 않는다는 식으로 서식 디자인 규칙에 한 줄을 넣으면, 부서마다 서식을 따로 만들어도 표시 방식이 흐트러지지 않습니다.

개인정보 처리방침의 병원 이름

서식 밖에서 자주 빠지는 문서가 개인정보 처리방침입니다.

안내서는 의료기관이 개인정보 처리방침을 수립해 홈페이지 등으로 공개하도록 하고, 처리방침을 변경하면 변경 및 시행 시기와 변경 내용을 계속 공개하되 정보주체가 쉽게 알 수 있도록 변경 전후를 비교해 공개하도록 안내합니다.

처리방침 첫머리에는 처리 주체로서 병원 이름이 들어가므로, 서식 교체 계획에 처리방침 개정을 한 항목으로 넣고 시행일을 새 서식을 쓰기 시작하는 날과 맞춥니다.

이름만 바뀌는 경우와 운영 주체가 바뀌는 경우

리브랜딩이 병원 이름과 디자인만 바꾸는 일이라면 위의 서식과 처리방침 정리로 충분합니다. 다만 리브랜딩과 함께 영업양도나 합병으로 환자 개인정보가 다른 의료기관으로 넘어간다면 사정이 다릅니다.

안내서는 이 경우 개인정보를 이전하기 전에 환자 등에게 이전하려는 사실, 이전받는 자의 성명이나 명칭과 연락처, 이전을 원하지 않을 때 조치할 수 있는 방법과 절차를 알리도록 하고, 정보주체가 동의 철회 등의 권리를 행사할 시간적 여유를 주도록 안내합니다. 운영 주체가 바뀌는지 여부는 교체 계획을 짜기 전에 병원 안에서 먼저 정리해야 할 일입니다.

유니폼 교체의 순서와 기간

유니폼은 서식과 달리 법정 고지 항목이 걸려 있지 않으므로, 발주 기간과 직원 수에 맞추어 나누어 교체합니다. 환자가 병원에 들어와 처음 만나는 접수·안내 직원의 유니폼을 먼저 교체하면 새 이름을 알리는 효과가 크고, 진료 직군은 치수 조사와 제작 기간을 감안해 뒤에 교체하는 편이 현실적입니다. 직원 수가 적은 의원이라면 전 직원의 유니폼을 한 번에 교체해도 부담이 크지 않으므로, 발주 일정만 시행일에 맞추면 됩니다.

교체 기간 동안 옛 유니폼과 새 유니폼이 섞이는 것은 피하기 어렵습니다. 이 기간에는 이름표만이라도 새 이름으로 먼저 교체하면 환자가 직원의 차림새 때문에 병원 이름을 잘못 아는 일을 줄일 수 있습니다.

표의 기간은 서식 양이 많지 않은 의원을 가정한 예시입니다. 병상이 있는 병원처럼 서식 종류가 많은 곳은 시행 한 달 전에 시작하는 준비 기간을 한 달보다 넉넉하게 늘려 계획합니다.

교체 일정과 외부 알림

서식과 유니폼 교체 일정은 병원 안의 일이지만, 새 이름을 언제부터 쓰는지는 밖으로도 알려야 하는 정보입니다. 지역 언론이나 협력 기관에 리브랜딩을 알린다면 그 내용이 실제 교체 일정과 맞아야 환자 혼란이 줄어듭니다. 보도 내용에는 바뀐 이름과 시행 시점, 진료 장소와 전화번호가 그대로인지 여부처럼 환자가 실제로 궁금해할 정보가 들어가야 합니다.

유니폼과 서식 교체가 끝나는 날짜가 정해지면, 병원은 병원 보도자료 가운데 새 이름 시행 시점 부분을 그 날짜에 맞춰 씁니다.

지도 검색 정보와 서식 이름 맞추기

환자는 내원 전에 지도 검색으로 병원을 찾고, 내원해서는 접수 서식에 적힌 병원 이름을 마주합니다. 두 곳의 이름이 다르면 환자가 다른 병원에 온 것으로 오해할 수 있습니다. 특히 처음 방문하는 환자는 지도 검색에서 본 이름과 사진을 기억하고 오기 때문에, 이름과 사진이 함께 맞아야 안심하고 접수할 수 있습니다.

진료 서식에 쓰인 새 이름과 지도 검색 정보의 이름이 어긋나지 않도록, 원무 담당자는 병원 플레이스 등록 가운데 병원 이름과 대표 사진 부분을 새 서식을 배포하기 전에 고칩니다.