리브랜딩 뒤 남은 인쇄물 재고 처리

쓸지 버릴지 가르는 기준

빈 인쇄물을 쓸지는 그 인쇄물에서 무엇이 바뀌었는지로 가립니다. 이름이나 주소, 전화번호처럼 환자가 병원을 찾고 연락하는 데 쓰는 정보가 바뀌었다면, 그 인쇄물은 환자에게 나가는 순간 틀린 정보를 전하게 되므로 바깥으로는 쓰지 않습니다. 로고나 색만 바뀌고 이런 정보는 그대로라면, 환자에게 나가지 않는 병원 안 용도로 남은 재고를 쓰는 방법을 검토할 수 있습니다. 직원끼리 주고받는 메모, 병원 안 부서 사이에 서류를 옮기는 봉투처럼 환자 눈에 닿지 않는 곳이 그 예입니다. 다만 병원 안 용도라도 환자에게 건네질 수 있는 곳에 두면 결국 바깥으로 나가게 되므로, 남은 재고는 접수대나 상담실이 아닌 사무 공간으로 옮겨 쓰고, 다 쓰면 더 찍지 않습니다.

이 기준은 리브랜딩에서 바뀐 것이 무엇이냐에 따라 같은 명함이라도 처리가 달라진다는 뜻입니다. 이름이 바뀐 리브랜딩이라면 남은 명함은 바깥에 쓸 수 없고, 로고만 다듬은 리브랜딩이라면 명함에 적힌 정보는 여전히 맞으므로 폐기하지 않고 병원 안 용도로 돌릴 수 있습니다. 그래서 재고를 정리하기 전에 리브랜딩에서 바뀐 항목을 이름, 주소, 전화번호, 로고, 색으로 나눠 한 줄씩 표시하면, 인쇄물마다 그 항목이 들어 있는지만 따져 처리를 빠르게 정할 수 있습니다.

재고 목록으로 처리 순서 정하기

처리는 병원의 인쇄물 재고 목록에서 시작합니다. 목록이 없다면 이번에 만듭니다. 리브랜딩 뒤에는 접수대 서랍, 상담실 선반, 창고 상자처럼 인쇄물이 흩어진 곳을 한 번에 둘러보고, 종류마다 남은 양과 놓인 곳을 목록에 올립니다.

1. 인쇄물이 놓인 곳을 모두 돌며 종류와 남은 양을 목록에 올립니다.
2. 종류마다 환자 정보가 들어 있는지부터 표시합니다. 들어 있는 것은 따로 모아 다른 상자에 담습니다. 빈 서식 묶음 사이에 작성된 서식이 섞여 있지 않은지 한 장씩 넘겨 확인합니다.
3. 빈 인쇄물은 첫 절의 기준에 따라 바깥 사용 중단, 병원 안 사용, 폐기 가운데 하나로 표시합니다.
4. 바깥 사용을 멈춘 인쇄물은 접수대와 상담실에서 먼저 거둬들여, 실수로 환자에게 나가지 않게 합니다. 병원 밖 약국이나 협력 기관에 비치한 안내문이 있다면 그것도 거둬들일 목록에 넣습니다.
5. 새 인쇄물이 들어온 날과 옛 인쇄물을 처리한 날을 목록에 함께 남깁니다. 폐기한 빈 인쇄물은 종류와 대략의 양, 폐기한 방법만 남겨도 충분합니다.

네 번째 단계가 빠지면 리브랜딩을 마친 뒤에도 옛 이름의 명함이나 안내문이 창구에서 계속 나갈 수 있습니다. 새 인쇄물이 도착하기 전에 옛 인쇄물을 먼저 거두면 그 사이에 줄 것이 없어지므로, 새 인쇄물이 들어오는 날에 맞춰 바꾸는 순서를 정합니다. 처리한 날을 목록에 남기면 다음 리브랜딩 때 어떤 인쇄물을 얼마나 찍어 두었는지가 남아, 찍는 양을 정하는 데에도 쓸 수 있습니다.

새 인쇄물을 주문할 때도 재고 목록을 씁니다. 목록에 남은 종류와 쓰는 속도를 보면 어떤 인쇄물을 얼마나 찍을지 정할 수 있고, 리브랜딩 직후처럼 표기를 한 번 더 고칠 가능성이 남아 있는 때에는 처음부터 많이 찍지 않는 편이 다시 재고를 남기지 않는 길입니다. 인쇄소에 넘기는 원고는 새 이름과 주소, 전화번호가 들어간 한 가지 판으로 정해, 인쇄물마다 다른 원고가 쓰이지 않게 합니다.

환자 정보가 담긴 서식의 처리

환자 정보가 적힌 서식은 로고나 이름이 바뀌었다는 이유만으로 버리는 대상이 아닙니다. 개인정보보호위원회와 보건복지부의 분야별 개인정보 보호 안내서(2024) 의료기관편은 의료기관이 보유기간의 경과나 처리 목적의 달성 등으로 개인정보가 불필요하게 되었을 때 지체 없이 파기하고, 파기할 때에는 복구나 재생이 되지 않도록 조치해야 한다고 설명합니다. 거꾸로 말하면 보유기간이 남아 있거나 아직 처리 목적이 끝나지 않은 서류는 옛 이름이 찍혀 있어도 그대로 보관합니다. 리브랜딩은 서식의 겉모습을 바꾸는 일이지, 이미 받은 서류의 보관 기간을 바꾸는 일이 아닙니다. 안내서는 환자의 진료정보는 법정 보존기간이 지나 처리 목적을 달성한 경우 지체 없이 파기하는 것이 원칙이고, 진료 목적상 필요하면 법정 보존기간이 지난 진료정보를 1회에 한정해 연장 보존할 수 있다고도 설명합니다. 연장 여부는 내부 심의를 거치거나, 심의 기구를 두기 어려운 소규모 의료기관이라면 내부 결재를 받아 정하도록 하고 있습니다. 연장하여 보존하기로 결정했다면 연장 보존에 관한 사항을 개인정보 처리방침처럼 의료기관의 인터넷 홈페이지나 의료기관 안의 보기 쉬운 곳에 게시하도록 권고합니다. 리브랜딩으로 홈페이지를 새로 꾸미는 병원이라면 이런 게시물이 새 홈페이지로 함께 옮겨졌는지도 챙깁니다.

파기할 때가 된 서류는 안내서가 정한 방법을 따릅니다. 안내서는 전자적 파일이 아닌 기록물, 인쇄물, 서면, 그 밖의 기록매체는 파쇄하거나 소각하도록 하고, 개인정보 보호책임자가 파기 계획의 수립과 시행 등을 관리하며 그 사실을 기록하고 관리해야 한다고 안내합니다. 리브랜딩 재고 정리 때 서류 정리를 함께 하더라도, 환자 정보가 담긴 서류는 일반 폐지와 섞지 않고 파쇄나 소각으로 따로 처리하고 그 기록을 남깁니다.

병원 안에서 파쇄하기 어려운 양이라면 맡기는 방법도 있습니다. 안내서는 진료정보를 포함한 기록물의 파기를 제3자에게 위탁해 시행할 수 있고, 이때 개인정보 처리 업무위탁의 방법에 따라 처리해야 한다고 설명합니다. 상시근로자가 5명 미만인 의료기관이 파기를 독립적으로 수행하기 어려울 때에는 협회의 중앙회나 지부에서 공동으로 파기할 수 있다는 안내도 있습니다. 업체에 맡기더라도 파기 계획을 세우고 그 사실을 기록하는 일은 개인정보 보호책임자의 일로 남으므로, 업체에서 받은 처리 결과를 병원의 파기 기록에 함께 철해 보관합니다.

새 이름으로 인쇄물을 다시 찍기 전에는 병원 플레이스 등록 정보를 열어 이름과 주소, 전화번호 표기를 새 인쇄물 원고와 맞춥니다. 인쇄물은 한번 찍으면 고치기 어려우므로, 온라인에 등록된 정보와 표기가 어긋난 채 찍히지 않게 하는 것이 재고를 또 남기지 않는 길입니다. 플레이스의 이름이 아직 새 이름으로 반영되지 않았다면, 반영된 표기를 보고 원고를 확정한 뒤에 인쇄를 맡깁니다.