리브랜딩 업체 계약 때 확인할 것

범위, 권리, 원본, 상표 확인

리브랜딩은 결과물이 오래 쓰이는 일입니다. 간판과 누리집, 인쇄물에 들어간 로고와 이름은 몇 해 동안 병원의 얼굴이 되므로, 계약 단계에서 정한 내용이 그 기간 내내 병원의 운영에 영향을 줍니다. 계약서는 업체가 보내온 양식을 그대로 쓰기보다 병원이 확인할 항목을 먼저 정리한 뒤 대조합니다. 여러 업체에서 견적을 받는 단계라면, 같은 확인 항목을 모든 업체에 함께 보내 답을 받으면 업체끼리 범위와 조건을 같은 기준으로 견줄 수 있습니다. 견적 금액만 견주면 범위가 좁은 업체가 싸 보이는 일이 생깁니다.

계약서에서 확인할 항목

병원의 업체 계약 문서에는 이 항목마다 합의한 내용과 날짜를 남기고, 계약 뒤에 바뀐 내용도 같은 문서에 이어 씁니다.

작업 범위를 목록으로

작업 범위는 결과물을 하나하나 목록으로 밝힙니다. 이름, 로고, 대표 색, 서체 규정, 브랜드 표현 지침서, 명함과 서류 양식, 간판 시안, 누리집 화면처럼 리브랜딩에 들어갈 수 있는 결과물은 많습니다. 「리브랜딩 일체」처럼 뭉뚱그려 쓰면 병원이 기대한 결과물과 업체가 생각한 결과물이 다를 수 있습니다.

시안 개수와 수정 횟수, 단계별 일정도 함께 정합니다. 수정 횟수를 넘기면 비용이 붙는지, 일정이 늦어지면 어떻게 하는지를 미리 정하면, 작업 중간에 서로의 기대가 어긋나는 일을 줄일 수 있습니다. 간판 제작이나 누리집 개발처럼 다른 업체가 맡는 일이 있다면, 리브랜딩 업체가 그 업체에 건넬 자료가 무엇인지도 범위에 넣습니다. 여러 업체가 함께 일하는 경우에는 결과물이 서로 맞는지 누가 대조할지도 정합니다. 리브랜딩 업체가 간판 시안이나 누리집 화면을 최종 검토해 주는지, 병원이 직접 대조하는지가 정해지지 않으면 업체 사이에서 결과물이 어긋날 수 있습니다.

비용과 지급 시점

비용은 결과물 단계와 묶어 나누어 치르는 방식으로 정합니다. 계약할 때 일부, 시안을 확정할 때 일부, 최종 결과물과 원본 파일을 모두 받았을 때 나머지를 치르는 식으로 정하면, 각 단계의 결과물을 확인한 뒤에 다음 비용을 치를 수 있습니다. 비용을 한 번에 먼저 치르면 결과물이 늦어지거나 빠졌을 때 병원이 쓸 수 있는 방법이 줄어듭니다.

범위 밖의 일이 생겼을 때의 비용도 미리 정합니다. 시안을 정한 횟수보다 더 고치거나, 목록에 없던 결과물을 더 만들어야 할 때 비용을 어떻게 셈할지가 정해져 있으면, 작업 중간에 비용 문제로 일정이 멈추는 일을 줄일 수 있습니다.

결과물의 권리가 누구에게 가는가

로고와 이름, 디자인 결과물의 권리가 계약 뒤 병원에 넘어오는지, 업체에 남고 병원은 쓸 권리만 갖는지를 계약서에 분명히 밝힙니다. 권리가 병원에 넘어오지 않는다면 병원이 쓸 수 있는 매체와 기간, 수정할 수 있는지를 함께 정해야 합니다. 그렇지 않으면 몇 해 뒤 로고를 조금 고치거나 새 매체에 쓰려 할 때 업체의 허락이 다시 필요해질 수 있습니다.

채택되지 않은 시안의 처리, 업체가 결과물을 자기 포트폴리오에 올릴 수 있는지도 정합니다. 병원 이름이 바뀌기 전에 업체가 새 로고를 먼저 공개하면 병원의 공개 일정이 흐트러질 수 있으므로, 업체가 결과물을 공개해도 되는 시점도 함께 정합니다. 권리에 관한 문구는 병원의 판단만으로 정하기 어려운 부분이 있으므로, 계약 전에 전문가의 검토를 받습니다.

원본 파일의 형식과 인도

원본 파일의 형식과 인도 시점도 계약서에 넣습니다. 로고라면 크기를 바꾸어도 깨지지 않는 원본 형식, 인쇄용과 화면용 파일, 흑백과 반전 버전이 필요하고, 지침서라면 병원이 고칠 수 있는 형식의 파일이 필요합니다. 완성 이미지 한 장만 받으면, 나중에 크기를 바꾸거나 색을 조정할 때마다 업체에 다시 맡겨야 합니다.

로고와 지침서에 쓴 서체의 사용권도 따집니다. 업체가 작업에 쓴 서체를 병원이 간판이나 인쇄물에 그대로 쓰려면 병원 쪽에서도 쓸 수 있는 사용권이 필요할 수 있습니다. 어떤 서체를 썼는지, 병원이 따로 사용권을 갖추어야 하는지를 인도 목록에 함께 담아 받습니다.

상표 확인은 누가 맡는가

새 이름과 로고가 다른 사람의 상표와 겹치지 않는지 확인하는 일을 누가 맡는지 정합니다. 업체가 시안을 내기 전에 상표 검색을 해 주는지, 검색한다면 어느 범위까지 하는지, 출원은 누구의 이름으로 하는지가 확인할 내용입니다. 출원은 병원이 쓸 상표이므로 병원 쪽 명의로 하는 것이 자연스럽고, 업체 명의로 출원되면 뒤에 권리를 옮기는 절차가 따로 필요해질 수 있습니다.

지식재산처의 「상표심사기준」은 상표등록을 받을 수 있는 자를 원칙적으로 국내에서 상표를 사용하는 자 또는 사용하려는 자로 설명하고, 우리나라가 먼저 출원한 자에게 우선적으로 상표등록을 받을 수 있는 권리를 주는 선출원주의를 채택하고 있다고 밝힙니다. 그래서 새 이름과 로고를 공개하기 전에 출원 여부를 정하는 일정도 계약 일정에 함께 넣습니다. 출원 여부와 방법은 변리사 같은 전문가와 따로 상의합니다. 업체가 검색을 맡았다면 검색한 날짜와 검색어, 결과를 문서로 받아 계약 문서와 함께 보관합니다.

결과물을 받는 날의 대조

최종 결과물을 받는 날에는 계약서의 결과물 목록과 인도 목록을 펴 놓고 차례로 대조합니다. 목록에 있는 결과물이 모두 왔는지, 원본 파일이 약속한 형식인지, 흑백과 반전 버전이 들어 있는지, 서체 목록이 있는지를 확인하고, 빠진 것이 있으면 잔금을 치르기 전에 요청합니다.

대조를 마친 결과물은 병원의 공용 폴더에 보관하고, 누가 언제 받았는지를 업체 계약 문서 옆에 남깁니다. 담당자 한 사람의 컴퓨터에만 결과물이 있으면, 그 사람이 휴가 중일 때 파일을 찾지 못하는 일이 생길 수 있습니다.

계약 확인표의 예

위 합의 내용은 계약 확인표의 쓰임을 보여 주려고 지어낸 것으로, 병원마다 달라질 수 있습니다.

공개 순서와 일정

계약 일정에는 결과물을 받는 날만이 아니라 바깥에 공개하는 순서도 담습니다. 이름이 바뀌는 리브랜딩이라면 신고와 사업자등록, 간판 교체, 누리집과 지도 서비스의 정보 변경이 서로 맞물려야 합니다. 업체의 결과물이 늦게 나오면 이 순서가 모두 밀리므로, 결과물 인도일을 공개 일정의 기준점으로 정합니다.

지도 서비스의 업체명은 사업자등록증과 간판에서 확인되는 이름이어야 하는 경우가 있어, 서류와 간판이 바뀐 뒤에 고치는 순서가 맞습니다. 서류와 간판이 바뀐 뒤로 병원 플레이스 등록이 계약 일정의 마지막 단계에 놓입니다.

누리집이 범위에 들어갈 때

리브랜딩에 누리집 개편이 함께 들어간다면 따질 것이 더 있습니다. 새 디자인과 새 이름으로 누리집을 다시 만들면 페이지 주소가 바뀔 수 있고, 옛 주소로 들어오던 검색 유입과 외부 링크가 끊길 수 있습니다. 옛 주소를 새 주소로 잇는 작업, 바뀐 이름을 검색 엔진에 알리는 작업이 업체의 범위에 들어가는지, 다른 업체가 맡는지를 계약 단계에서 정합니다. 옛 주소로 들어오던 검색 유입이 끊기지 않도록, 원장은 누리집 작업이 들어간 계약에 병원 사이트 리뉴얼 SEO를 별도 항목으로 넣습니다.

넷을 계약서에 담기

리브랜딩 업체와 계약할 때는 작업 범위를 결과물 목록으로, 결과물 권리의 귀속과 이용 범위를, 원본 파일의 형식과 서체 사용권, 인도 시점을, 상표 검색의 범위와 출원 명의를 계약서 항목으로 정합니다. 공개 순서와 누리집 작업처럼 다른 일과 맞물리는 일정도 계약 단계에서 함께 정합니다.