병원브랜딩 문서의 알맞은 분량

분량을 정하는 것은 읽는 사람과 쓰임

문서를 하나로만 두면 분량을 두고 의견이 갈릴 수 있습니다. 원장은 한눈에 보이는 짧은 문서를 원하고, 직원 교육을 맡은 사람은 예시가 넉넉한 문서를 원하며, 외부 업체는 자기 작업에 필요한 부분만 빠르게 찾고 싶어 합니다. 한 문서로 이 모두를 맞추려 하면 어느 쪽에도 맞지 않는 분량이 됩니다. 정본과 판을 나누면 정본은 내용의 기준이 되고, 판은 읽는 사람의 쓰임을 따르므로 이런 갈림이 줄어듭니다.

원장 보고용은 원장이 결정을 내리거나 확인하기 위해 읽는 판입니다. 그래서 정한 것과 정할 것을 앞에 싣고, 그 까닭은 짧게만 씁니다. 보고를 받은 원장이 까닭을 더 알고 싶다면 정본의 해당 항목을 펼치면 되도록, 항목 이름을 함께 씁니다. 직원 교육용은 직원이 환자를 맞을 때 쓸 말과 행동을 익히기 위해 읽는 판이므로, 정한 내용보다 그 내용을 현장에서 어떻게 쓰는지의 예가 더 많이 들어갑니다. 외부 업체 전달용은 홈페이지나 인쇄물을 만드는 업체가 작업 기준으로 쓰는 판이므로, 업체가 맡은 작업과 이어지는 부분만 추립니다.

판마다 형식도 다르게 정합니다. 원장 보고용은 정한 것과 정할 것을 한 표에 나란히 놓은 한 장이 읽기 편하고, 직원 교육용은 환자를 맞는 순서대로 상황과 그때 쓸 말을 짝지은 예문 모음이 쓰기 편합니다. 외부 업체 전달용은 업체가 작업을 마친 뒤 하나씩 대조할 수 있는 기준 목록 꼴로 만들면, 업체도 병원도 결과물이 기준에 맞는지 같은 목록으로 따질 수 있습니다. 형식이 쓰임에 맞으면 같은 내용이라도 분량이 줄어듭니다.

정본에서 판을 만드는 순서

판을 만들기 전에 정본이 먼저 있어야 합니다. 병원의 브랜드 정리 문서가 이미 있다면 그것을 정본으로 삼고, 없다면 브랜딩 과정에서 정한 내용을 한 문서에 모아 정본을 만듭니다. 정본에는 분량의 제한을 정하지 않고, 정한 내용과 그 까닭, 예시, 고친 날짜까지 모두 담습니다. 판은 이 정본에서 덜어 내어 만드는 것이므로, 판에만 있고 정본에 없는 내용이 생기지 않게 합니다. 판을 만들다가 정본에 없는 내용이 필요해졌다면, 그 내용을 정본에 먼저 더한 뒤 판에 옮깁니다.

1. 정본의 목차를 펼치고, 판마다 읽는 사람이 그 항목을 무엇에 쓰는지를 옆에 씁니다.
2. 쓰임이 없는 항목은 그 판에서 빼고, 쓰임이 있는 항목만 남깁니다.
3. 남은 항목을 그 판을 읽는 사람이 쓰는 순서대로 새로 늘어놓습니다.
4. 항목마다 판에 맞는 길이로 줄이거나, 직원 교육용처럼 예가 필요한 판에는 예를 더합니다.
5. 완성한 판을 그 판을 읽을 사람 한 명에게 먼저 읽게 하고, 찾지 못한 것이나 남는 것을 묻습니다.

셋째 단계의 순서 바꾸기도 분량과 함께 따집니다. 정본은 브랜딩을 정한 순서대로 쓰일 수 있지만, 원장은 결정할 것부터, 직원은 환자를 맞는 순서대로, 업체는 작업 차례대로 읽고 싶어 합니다. 같은 분량이라도 읽는 순서가 맞으면 짧게 느껴지고, 순서가 맞지 않으면 짧아도 필요한 곳을 찾기 어렵습니다.

다섯째 단계에서 먼저 읽을 사람은 그 판의 실제 독자 가운데 한 명이면 충분합니다. 원장 보고용이라면 원장에게, 직원 교육용이라면 환자를 직접 맞는 직원에게, 업체 전달용이라면 거래하는 업체의 담당자에게 읽게 하고, 읽는 데 걸린 시간과 찾지 못한 것을 묻습니다. 읽는 사람이 「이건 왜 들어 있느냐」고 묻는 항목은 그 판에서 빼고, 「이건 어디 있느냐」고 묻는 항목은 더합니다. 이 두 물음이 줄어들 때까지 판을 고치면, 분량은 저절로 그 판의 쓰임에 맞춰집니다.

직원 교육용 판의 분량은 병원의 직원 교육 자료를 기준으로 맞춥니다. 지금 쓰는 교육 자료가 한 번의 교육에서 몇 쪽을 다루는지, 그 분량을 직원이 무리 없이 소화하는지를 따져, 브랜딩 판도 그 안에 들어가게 정합니다. 브랜딩 판이 기존 교육 자료보다 훨씬 길다면, 한 번에 다 가르치지 않고 여러 번의 교육으로 나눕니다.

외부 업체 전달용 판은 업체마다 따로 만들 수도 있습니다. 홈페이지 업체에는 화면에 쓰는 로고와 색, 글꼴, 소개 문구의 기준을, 인쇄 업체에는 인쇄용 색 값과 로고 여백, 종이에 쓰는 문구의 기준을, 영상 업체에는 자막 글꼴과 말투의 기준을 추려 줍니다. 업체마다 판이 나뉘면 한 판의 분량은 작아지지만 판의 수가 늘어나므로, 판마다 맨 위에 어느 업체용인지와 만든 날짜를 써서 섞이지 않게 합니다. 업체와의 계약이 끝나면 그 업체용 판은 관리 목록에서 내리되, 정본에는 그 판을 언제 누구에게 건넸는지 기록을 남깁니다.

문서가 길어질 때 다루는 법

브랜딩 문서는 쓰는 동안 길어질 수 있습니다. 새 채널이 생기거나 새 진료가 늘면 정본에 항목이 더해지고, 그 항목이 판에도 들어가면서 판이 처음보다 길어집니다. 판이 길어졌는지는 쪽수보다 읽는 사람의 반응으로 압니다. 원장이 보고용을 끝까지 읽지 않거나, 직원이 교육용에서 필요한 말을 찾지 못하거나, 업체가 같은 질문을 되풀이한다면 그 판은 쓰임에 비해 길어진 것입니다. 반대로 판이 너무 짧아도 같은 신호가 나타날 수 있습니다. 직원이 교육용을 다 읽고도 환자에게 무엇이라 말해야 할지 묻는다면, 그 판은 예가 모자란 것이므로 덜어 내지 않고 예를 더합니다.

길어진 판은 정본을 고치지 않고 판에서 덜어 냅니다. 정본은 모든 내용의 기준이므로 길어도 줄이지 않고, 판마다 쓰임이 없는 항목을 가려 빼는 작업만 합니다. 반대로 내용이 바뀔 때는 판이 아니라 정본을 먼저 고치고, 고친 내용을 각 판에 옮깁니다. 판에서 직접 고치면 판마다 내용이 조금씩 달라져, 원장과 직원과 업체가 서로 다른 기준을 갖게 됩니다.

정본과 판을 관리하는 사람은 한 명으로 정합니다. 정본을 고칠 수 있는 사람과, 정본이 바뀌었을 때 판을 새로 만들어 건네는 사람이 같아야 판이 정본에서 멀어지지 않습니다. 관리하는 사람은 판을 누구에게 언제 건넸는지를 정본 끝에 남겨, 정본을 고칠 때 새 판을 받아야 할 사람을 빠뜨리지 않게 합니다.

판을 줄일 때 줄이는 과정에서 놓치면 안 되는 것은 쓰면 안 되는 것의 목록입니다. 정한 것을 남기느라 쓰면 안 되는 표현이나 쓰면 안 되는 색 조합을 빼면, 판은 짧아져도 읽는 사람이 실수할 여지가 커집니다. 그래서 어느 판이든 쓰면 안 되는 것의 목록은 줄이지 않고 그대로 싣고, 줄일 것은 정한 까닭과 예시 쪽에서 찾습니다.

정본의 분량을 따로 관리할 일도 있습니다. 병원마케팅 전략도 이 정본에서 대상 환자와 중심 메시지를 가져다 쓴다면, 정본 맨 앞에 정본 전체를 한 쪽으로 줄인 요약을 싣습니다. 요약은 원장 보고용과 비슷하지만, 보고용이 결정을 위한 것이라면 요약은 정본의 길을 알려 주는 목차 구실을 합니다. 요약 한 쪽만 읽어도 정본에 무엇이 어디 있는지 알 수 있으면, 전략을 짜는 사람이 정본 전체를 읽지 않고도 필요한 항목으로 바로 갈 수 있습니다.