병원 메시지를 바꿀 때 확인할 것

바꾸기 전에 목록, 바꾼 뒤에 옛 문구 찾기

목록에는 놓인 곳만이 아니라 그곳의 문구를 누가 어떻게 바꾸는지도 함께 씁니다. 누리집 문구는 제작 업체에 요청하면 되지만 간판은 신고나 허가 절차가 따를 수 있고, 인쇄물은 다시 찍어야 합니다. 바꾸는 방법과 걸리는 기간이 곳마다 다르므로, 목록이 있어야 새 문구를 쓰기 시작할 날을 정할 수 있습니다.

메시지 문구가 놓인 곳의 목록

목록을 만들 때는 직원마다 자기가 맡은 곳의 문구를 모아 오게 합니다. 접수 직원은 문자와 전화 안내를, 채널 담당자는 채널 소개를 가장 잘 압니다.

목록을 맡는 사람과 시작하는 날

목록은 여러 직원이 모아 오더라도 한 사람이 묶어 관리합니다. 곳마다 누가 바꾸는지, 언제까지 바꾸는지, 바꾼 뒤 확인한 날이 언제인지를 한 표에서 보아야 빠진 곳이 드러납니다. 목록이 직원마다 따로 있으면 모두가 자기가 맡은 곳은 끝냈다고 여기는데 병원 전체로는 옛 문구가 남는 일이 생깁니다.

새 문구를 쓰기 시작하는 날은 가장 오래 걸리는 곳에 맞춥니다. 누리집은 하루면 바꿀 수 있어도 간판이 몇 주 걸린다면, 누리집만 먼저 바꾸는 동안 환자는 누리집과 간판에서 서로 다른 문구를 읽게 됩니다. 모든 곳을 한꺼번에 바꾸기 어렵다면 환자가 먼저 만나는 간판과 누리집 첫 화면을 같은 주에 맞추는 것을 우선합니다.

간판과 옥외 광고물

간판에 메시지 문구가 들어 있다면 다른 곳보다 먼저 일정을 확인합니다. 행정안전부는 옥외광고물을 공중에게 계속 노출되어 자유로이 통행하는 장소에서 볼 수 있는 간판, 디지털광고물, 입간판, 현수막, 전단 등으로 설명하고, 허가와 신고는 시·군·구가 처리한다고 안내합니다.

정부24의 옥외광고물 등의 허가(신고)사항 변경허가(신고) 안내는 처리 기간을 허가 10일, 신고 5일, 심의 대상 허가·신고 20일로 적고 있고, 광고 내용만 바꿀 때는 광고 내용을 알 수 있는 원색 사진이나 원색 도안을 첨부 서류로 들고 있습니다. 간판 문구를 바꾸는 데에는 제작 기간에 더해 이 처리 기간이 걸릴 수 있으므로, 간판이 바뀌는 날이 새 메시지를 쓰기 시작할 날을 정하는 기준이 됩니다. 어떤 절차가 해당하는지는 간판이 있는 시·군·구에 확인합니다.

누리집, 문자, 자동 안내

누리집과 채널은 고치기 쉬운 대신 놓치는 곳이 많습니다. 첫 화면의 문구는 바꾸어도, 오래전에 만든 진료 안내 화면의 머리글이나 채널 프로필 이미지 속에 글자로 박힌 문구는 그대로 남을 수 있습니다. 이미지 속 글자는 화면의 글을 검색해도 찾히지 않으므로 목록에 따로 표시합니다. 누리집 제작 업체에 요청할 때는 이미지 파일 이름과 그 이미지가 쓰인 화면의 주소를 함께 넘겨, 업체가 찾느라 시간을 쓰지 않게 합니다.

문자와 자동 안내는 한 번 정해 두면 병원 사람도 다시 읽지 않는 문구입니다. 예약 확인 문자의 끝인사, 카카오톡 채널을 추가한 사람에게 자동으로 가는 환영 메시지, 전화 대기 중에 나오는 안내 음성에 메시지 문구가 들어 있을 수 있습니다. 카카오비즈니스의 채널 만들기 가이드는 채널을 추가하면 웰컴 메시지가 자동으로 발송되고, 메시지 메뉴의 웰컴 메시지에서 내용을 바꿀 수 있다고 안내합니다.

인쇄물

인쇄물은 다시 찍는 비용과 남은 재고 때문에 바꾸는 일이 뒤로 밀릴 수 있습니다. 명함과 안내 책자를 새 문구로 다시 찍을 때는 옛 인쇄물을 대기실과 접수 창구에서 함께 거두고, 거둔 수량을 목록에 씁니다. 거두지 않으면 새 책자와 옛 책자가 같은 꽂이에 나란히 놓입니다.

재고가 많은 인쇄물은 새 문구를 쓰기 시작하는 날을 정할 때 함께 따집니다. 메시지를 바꾸는 날을 인쇄물을 다시 찍는 때에 맞추면 버리는 양이 줄어듭니다. 반대로 메시지를 바꾸는 날이 정해져 있다면, 그 전까지는 옛 문구가 든 인쇄물을 새로 찍지 않도록 주문을 멈추어 둡니다. 새 문구의 인쇄물은 문구가 확정된 뒤에 시안을 받아, 다른 곳의 문구와 낱말 하나까지 같은지 대조한 다음 찍습니다.

직원의 말과 전화 응대

메시지 문구는 글로만 있지 않습니다. 전화를 받을 때의 첫인사, 처음 온 환자에게 병원을 소개하는 말, 진료를 마친 환자에게 건네는 끝인사에도 메시지 문장이 들어 있을 수 있습니다. 이런 말은 문서가 아니라 직원의 입에 남아 있어서 목록에서 빠질 수 있습니다.

새 문구를 쓰기 시작하는 주에는 직원에게 바뀐 문장을 한 장으로 나누어 주고, 전화 첫인사처럼 정해진 말이 있다면 새 첫인사 문장을 정해 줍니다. 직원이 옛 문장을 그대로 쓰면 환자는 누리집에서 읽은 말과 전화에서 듣는 말이 다르다고 느낍니다.

바꾼 뒤 옛 문구를 찾는 방법

새 문구로 바꾼 뒤에는 목록을 처음부터 다시 따라가며 곳마다 새 문구로 바뀌었는지 확인합니다. 목록에 없는 곳은 검색으로 찾습니다. 옛 문구를 따옴표로 묶어 검색하면 병원이 잊은 블로그 글, 예전에 등록한 외부 사이트의 소개, 다른 곳에 옮겨진 병원 소개가 나옵니다.

직원에게도 옛 문구를 본 곳을 알려 달라고 합니다. 환자에게 건네는 서류, 진료실 안의 작은 안내판, 오래된 서식처럼 목록을 만들 때 빠진 곳은 그곳에서 일하는 직원이 먼저 알아챕니다. 바꾼 직후 한 번, 몇 주 뒤에 한 번 더 찾으면 첫 확인에서 놓친 곳이 드러납니다.

검색할 문구는 옛 메시지 문장 전체와 그 문장의 핵심 낱말 몇 개를 함께 씁니다. 다른 곳에 옮겨진 문구는 문장이 조금씩 줄거나 바뀌어 있어, 문장 전체로만 찾으면 걸리지 않을 수 있습니다.

옛 문구 찾기 기록의 예

처리 칸에 「수정 요청」이라고 쓴 곳은 바로 고쳐지지 않을 수 있으므로, 요청한 날을 함께 적어 둡니다. 요청한 날이 있어야 얼마나 지났는지를 보고 다시 요청할지를 정할 수 있습니다.

메시지 교체를 홍보 일정과 묶기

영상은 대본에서 다시 만들어야 하므로, 대본에 옛 문구가 남아 있으면 다음 영상에도 옛 문구가 들어갑니다. 그래서 목록에는 화면에 문구가 나오는 영상과 함께 병원 영상 대본도 올립니다.

새 메시지는 바꾼 곳이 많을수록 환자에게 알리는 일도 함께 생깁니다. 옛 문구가 실린 간판과 인쇄물을 새로 만드는 일정이 길게 이어지므로, 병원은 간판과 인쇄 일정까지 넣어 병원 홍보 계획을 세웁니다.

목록, 일정, 검색

병원 메시지를 바꿀 때는 지금 문구가 쓰인 간판, 누리집, 문자, 인쇄물의 목록을 먼저 만들고, 간판의 처리 기간과 인쇄 일정을 보고 새 문구를 쓰기 시작할 날을 정합니다. 바꾼 뒤에는 목록과 옛 문구 검색으로 남은 곳을 찾아 새 문구로 맞춥니다.