병원 메시지를 한 장에 정리하는 법

한 장에 남길 것과 원래 문서에 남길 것

운영 사실을 세 가지로 줄이는 까닭은 한 장 안에서 메시지 문장 바로 아래에 놓고 한눈에 읽히게 하려는 것입니다. 사실이 메시지 문장 아래에서 한눈에 들어오는 수를 넘어 늘어나면 쓰는 사람마다 다른 사실을 집어 메시지를 풀 수 있고, 같은 메시지가 곳마다 다른 이야기로 퍼질 수 있습니다. 셋은 접수대에서 바쁘게 꺼내 읽어도 메시지 문장과 함께 한 번에 읽히는 수로 정한 것입니다. 세 가지는 메시지 문서에 올라 있는 운영 사실 가운데 환자가 병원에서 직접 겪는 것부터 정합니다.

뺀 것은 버리지 않습니다. 후보 문장이나 회의 기록은 메시지를 나중에 고칠 때 필요한 자료이므로, 한 장의 맨 아래에 원래 문서가 어디에 있는지 한 줄로 밝혀, 더 알고 싶은 사람이 찾아갈 수 있게 합니다.

한 장의 길이는 실제로 한 면에 들어가는지로 정합니다. 종이 한 면에 넘치면 무엇을 더 뺄지 원래 문서와 견주어 다시 정하고, 글씨를 줄여 억지로 한 면에 넣지 않습니다. 글씨가 작아지면 접수대에서 바쁘게 꺼내 읽는 사람이 메시지 한 문장조차 놓칠 수 있기 때문입니다. 넘친다면 쓰는 곳별 한 줄 가운데 한 해 동안 한 번도 쓰지 않은 곳이 있는지부터 따집니다.

누가 어디에 두고 쓰는가

한 장을 누가 어디에 두는지는 그 사람이 메시지를 말로 쓰는지 글로 쓰는지에 따라 정합니다. 접수와 상담을 맡은 직원은 메시지를 말로 풀어 쓰므로, 한 장에서 메시지 한 문장과 운영 사실 세 가지를 먼저 읽게 하고, 접수대 안쪽처럼 환자에게 보이지 않으면서 손이 닿는 곳에 놓습니다. 홍보 담당과 대행사는 메시지를 글로 옮기므로, 쓰지 않을 낱말 목록과 쓰는 곳별 한 줄 쓰임을 먼저 읽게 하고, 공유 폴더의 맨 앞 파일과 대행사에 건네는 자료의 첫 장에 넣습니다.

쓰는 곳별 한 줄은 「홈페이지 첫 화면: 메시지 한 문장을 그대로 씀」, 「상담 안내: 운영 사실 가운데 상담과 이어진 것을 먼저 말함」처럼 쓰는 곳과 쓰는 방법을 한 줄로 씁니다. 한 줄로 쓰기 어려울 만큼 방법이 길다면, 그 쓰임은 한 장이 아니라 원래 문서에서 따로 풀고 한 장에는 그 쪽수만 밝힙니다.

한 장의 모양은 쓰는 사람마다 다르게 만들지 않습니다. 같은 한 장을 모두에게 주고, 먼저 읽을 줄만 표의 둘째 칸처럼 사람마다 다르게 알려 줍니다. 한 장이 여러 모양으로 나뉘면 어느 판의 메시지가 맞는지를 두고 사람마다 다른 말을 할 수 있습니다.

새로 들어온 직원이나 새로 맡은 대행사에는 한 장을 원래 문서보다 먼저 건넵니다. 처음부터 원래 문서를 건네면 후보 문장과 회의 기록 사이에서 지금 쓰는 메시지가 무엇인지 헷갈릴 수 있기 때문입니다. 한 장으로 지금 쓰는 메시지와 쓰지 않을 낱말을 먼저 익히게 하고, 메시지가 왜 그 문장이 되었는지 궁금해하면 그때 원래 문서의 위치를 알려 줍니다.

광고로 나가는 문장의 기준

쓰지 않을 낱말 목록은 메시지를 광고 문장으로 옮길 때 걸릴 수 있는 말을 미리 피하려는 줄입니다. 대한의사협회 의료광고심의위원회의 다빈도 수정요청 사항 안내는 「한번에」를 불승인으로 분류하고 대체 가능 문구로 「동시에」, 「한곳에서」를 들며, 「QR 코드」와 「알아보기」, 「더 알아보기」도 불승인으로 두고 대체 가능 문구로 「문의하기」를 듭니다. 같은 안내는 심의기준이 매주 열리는 심의위원회 회의를 통해 바뀔 수 있다고 밝히므로, 목록을 한 장에 옮길 때는 옮긴 날짜를 함께 쓰고, 광고에 쓰기 전에는 그때의 안내와 맞댑니다.

메시지 한 문장 자체도 광고로 나가면 심의의 대상이 될 수 있습니다. 보건복지부의 의료광고 가이드라인 2판은 정해진 매체를 통해 의료광고를 하는 경우 자율심의기구를 통해 사전심의를 받아야 한다고 설명하며, 2018년 9월 28일 이전에 시행한 의료광고라도 기존 광고의 내용을 변경하거나 새롭게 광고를 시행하는 경우에는 사전심의를 받아야 할 것이라고 답합니다. 그래서 한 장에는 메시지 한 문장 옆에 그 문장이 심의를 거친 광고에 쓰였는지를 한 칸으로 표시하고, 심의를 거쳤다면 그 광고의 이름을 함께 씁니다. 메시지 문장을 고쳤다면 그 칸에 「고친 뒤 심의 확인 전」이라고 표시해, 고친 문장이 예전 심의를 거친 문장처럼 쓰이지 않게 합니다.

같은 지침의 체크리스트는 심의받은 경우 심의필번호를 정확히 표기하고, 심의받은 내용과 동일한 내용으로 광고하며, 심의필번호의 유효기간 3년이 지나지 않았는지 확인하라고 안내합니다. 이 유효기간은 2018년 9월 28일 이후 심의받은 광고에 적용됩니다. 그래서 한 장의 심의 칸에는 광고 이름과 함께 심의를 받은 날도 써서, 유효기간이 끝나 가는 광고가 메시지 문장을 계속 싣고 있지 않은지 한눈에 알 수 있게 합니다.

2판은 의료기관의 명칭과 소재지, 전화번호, 진료과목, 소속 의료인의 성명과 성별, 면허의 종류처럼 기본정보로만 구성된 의료광고는 심의를 받지 않을 수 있다고 설명합니다. 메시지 한 문장은 이 기본정보 밖의 내용입니다. 그래서 기본정보만 싣던 안내물에 메시지 문장을 더하려 한다면, 그 안내물이 심의 대상 매체로 나가는지부터 따지고, 한 장의 쓰는 곳별 한 줄에도 그 안내물에서는 메시지 문장을 쓰기 전에 심의 여부를 먼저 정한다고 밝힙니다.

병원 영상 대본은 한 장의 메시지 한 문장과 운영 사실 세 가지에서 출발합니다. 영상은 말로 나가는 메시지이면서 화면의 자막으로 글이 되기도 하므로, 대본을 쓰는 쪽에는 표의 넷째 줄처럼 쓰지 않을 낱말 목록도 함께 먼저 읽게 합니다. 대본에 들어간 자막도 쓰지 않을 낱말 목록과 맞대어, 말로는 괜찮던 표현이 자막에서 광고 문장으로 남지 않게 합니다.

메시지 문서가 바뀌면 한 장도 고칩니다. 메시지 문장이나 운영 사실이 바뀌었는데 한 장이 그대로라면, 한 장을 손에 든 사람은 옛 메시지를 계속 말하게 될 수 있습니다. 그래서 원래 문서를 고친 날 한 장도 함께 고치고, 한 장을 받은 사람들에게 새 한 장을 건네면서 옛 한 장은 돌려받습니다.