병원 안내 문자 틀을 정리하는 법

네 종류의 틀과 고정 칸

앞의 세 종류가 안내인 까닭은 공적 안내서에서 확인할 수 있습니다. 한국인터넷진흥원의 「불법스팸 방지를 위한 정보통신망법 안내서」(제7차 개정)는 전송자와 수신자 간 체결한 계약이행 등에 관한 정보, 곧 변경사항처럼 계약 관련 고지가 필요한 정보를 영리목적의 광고성 정보에 해당하지 않는 예로 듭니다. 개인정보보호위원회의 「분야별 개인정보 보호 안내서」(2024.12)는 환자 본인이 확인된 경우 검사결과 통보는 진료목적의 범위에 해당하므로 별도의 동의 없이 전화 또는 문자로 알려 줄 수 있다고 답합니다.

넷째 종류가 따로인 까닭도 같은 자료에 있습니다. 개인정보보호위원회의 안내서는 병원소식, 건강정보, 백신접종 홍보처럼 정보주체의 직접적인 진료와 관계없는 내용을 문자로 보내려면 수집·이용의 동의를 받아야 한다고 설명합니다. 한국인터넷진흥원의 안내서는 광고성 정보를 보낼 때 시작되는 부분에 「(광고)」와 전송자의 명칭, 전화번호 또는 주소를 표시하고, 끝나는 부분에 수신거부나 수신동의 철회 방식을 비용을 부담하지 않는다는 것과 함께 밝히도록 안내합니다. 그래서 광고성 문자의 틀은 머리와 끝의 고정 칸부터 먼저 정하고, 그 사이에만 내용을 채웁니다.

종류별 받는 사람, 고정 칸, 동의

표의 고정 칸은 문자를 보낼 때마다 손대지 않는 칸입니다. 고정 칸이 같으면 환자는 문자의 첫 줄만으로 보낸 병원과 문자의 종류를 알 수 있습니다. 빈칸은 종류마다 몇 개로 묶어, 담당자가 빈칸 밖의 말을 더할 일이 생기지 않게 합니다.

발송 기록 나누기에서 광고성 틀 고정까지

1. 지난 문자 발송 기록을 네 종류로 나누기
2. 종류마다 고정 칸과 빈칸 정하기
3. 검사 결과 틀에 본인 확인과 받는 방법 넣기
4. 휴진 공지는 받는 사람부터 정하기
5. 광고성 문자 틀의 머리와 끝 고정하기

첫째 단계는 지난 문자 발송 기록을 네 종류로 나누는 일입니다. 문자 발송 프로그램에서 지난 석 달의 발송 내역을 내려받아 문자마다 예약, 검사 결과, 휴진, 광고성 가운데 하나를 표시합니다. 어느 종류에도 들지 않는 문자나 두 종류가 한 문자에 함께 들어간 문자가 나오면, 그 문자는 틀을 만든 뒤 어느 틀로 보낼지 따로 정할 목록에 올립니다.

둘째 단계는 종류마다 고정 칸과 빈칸을 정하는 일입니다. 고정 칸은 병원 이름의 표기, 연락 번호, 맺는 인사처럼 바뀌지 않는 말이고, 빈칸은 날짜, 시간, 검사 이름처럼 문자마다 다른 말입니다. 빈칸에는 괄호와 이름을 달아 〔예약 날짜〕, 〔검사 이름〕처럼 써서, 문자 발송 프로그램에 틀로 저장합니다. 광고성 틀의 머리에 들어가는 전송자 명칭 칸은 따로 따집니다. 한국인터넷진흥원의 안내서는 광고성 정보의 전송자 명칭을 수신자가 쉽게 확인할 수 있도록 업체명, 서비스명 등을 구체적이고 명확하게 표시해야 하고, 명시한 이름으로 전송자를 식별할 수 없으면 명칭을 구체적으로 밝힌 것으로 볼 수 없다고 설명합니다. 같은 안내서는 전송자의 연락처도 광고성 정보를 보낸 자와 직접 연락이 될 수 있어야 하고, 명시된 연락처로 연락이 되지 않으면 연락처를 명시하지 않은 것으로 본다고 설명하므로, 광고성 틀의 연락처 칸은 수신자가 그 번호로 걸었을 때 실제로 병원이 받는지까지 따져 정합니다.

셋째 단계는 검사 결과 틀에 본인 확인과 받는 방법을 넣는 일입니다. 개인정보보호위원회의 안내서는 환자 본인이 확인된 경우에 검사결과 통보를 진료목적의 범위로 보고, 환자가 아닌 다른 사람에게 환자에 관한 기록을 알려 주는 것은 제한된다고 설명합니다. 그래서 검사 결과 틀은 보내기 전에 받는 번호가 환자 본인의 번호인지 확인하는 단계를 먼저 거치고, 문자에는 결과가 나왔다는 사실과 결과를 받는 방법, 문의 시간을 고정 칸으로 씁니다. 결과의 수치나 뜻을 문자에 쓸지는 의료진이 정한 범위를 따릅니다.

넷째 단계는 휴진 공지에서 받는 사람부터 정하는 일입니다. 휴진 기간에 예약이 있는 환자에게 예약 변경을 알리는 문자는 예약에 묶인 안내입니다. 받는 사람을 그 기간의 예약 명단으로 정하고, 틀에는 휴진 날짜와 다른 날로 예약을 옮기는 방법을 씁니다. 예약이 없는 환자 전체에게 휴진을 알리고 싶다면, 그 문자가 어느 종류에 드는지 첫째 단계의 따로 정할 목록에 올려 판단합니다.

다섯째 단계는 광고성 문자 틀의 머리와 끝을 고정하는 일입니다. 머리에는 「(광고)」, 병원 이름, 전화번호를, 끝에는 「무료수신거부」와 번호나 방법을 고정 칸으로 넣습니다. 한국인터넷진흥원의 안내서는 (광/고), (광 고)처럼 기호나 빈칸을 끼운 변칙 표기를 해서는 안 된다고 안내하므로, 고정 칸의 「(광고)」는 띄어쓰기 없이 저장합니다. 병원은 병원 광고 매체 선택을 이 틀로 보낼 수 있는 수신 동의자의 수를 센 다음에 마칩니다. 동의자가 몇 명뿐이라면, 문자는 광고 매체 후보에서 뒤로 물립니다.

네 종류의 문자 틀(가상의 예)

가상의 예인 이 의원은 지난 석 달의 문자 가운데 예약 문자 끝에 다른 안내 문장이 이어진 문자와, 휴진을 예약이 없는 환자까지 보낸 문자를 따로 정할 목록에 올렸습니다. 틀을 만든 뒤에는 예약 문자에 빈칸 밖의 문장이 들어가지 않게 되었고, 휴진 공지는 예약 명단을 받는 사람으로 정했습니다. 광고성 틀은 수신 동의를 받은 사람이 몇 명뿐이어서, 반년에 한두 번만 쓰기로 했습니다.

틀 밖으로 보내도 되는 문자

틀은 같은 종류의 문자를 늘 같은 꼴로 보내려는 것이지만, 틀 밖으로 보내도 되는 문자가 있습니다.

첫째 예외는 환자가 먼저 물은 것에 답하는 문자입니다. 한국인터넷진흥원의 안내서는 수신자의 요청 또는 신청에 따라 전송하는 정보를 광고성 정보에 해당하지 않는 예로 듭니다. 환자가 주차나 서류 발급을 문자로 물었다면, 답은 틀 대신 물은 것에 맞게 씁니다. 다만 물은 것 밖의 홍보를 함께 보내면 이 예외에서 벗어날 수 있으므로, 답은 물은 것으로 한정합니다.

둘째 예외는 당일 갑자기 생긴 휴진입니다. 휴진 공지 틀의 빈칸을 채울 시간이 없을 만큼 급하다면, 병원 이름과 휴진 사실, 연락 번호의 고정 칸만 담아 먼저 보내고, 다른 날 예약 방법은 전화로 안내합니다. 급히 보낸 문자도 고정 칸은 틀과 같으므로, 환자는 짧은 문자에서도 보낸 병원과 연락 번호를 바로 찾습니다. 급한 날이 지나면 빠졌던 빈칸을 채운 휴진 공지 틀로 예약 환자에게 안내를 마저 보냅니다.

셋째 예외는 수신거부를 처리했다고 알리는 문자입니다. 한국인터넷진흥원의 안내서는 문자로 처리결과를 통지하는 경우 광고성 정보를 전송하는 것이 아니어서 「(광고)」나 무료수신거부번호 등을 표기할 필요가 없다고 설명합니다. 이 문자는 광고성 틀이 아니라 별도의 짧은 틀로 만듭니다.