브랜드 표현 지침서를 짧게 만드는 법

자주 틀리는 것만 앞에, 나머지는 부록으로

지침서가 길어지는 까닭은 정한 것을 모두 본문에 넣기 때문입니다. 글을 쓰는 직원이나 외부 업체는 긴 지침서를 처음부터 끝까지 읽기 어렵고, 결국 자주 틀리는 몇 가지를 놓칠 수 있습니다. 본문을 짧게 줄이면 틀리는 곳이 먼저 눈에 들어옵니다.

짧게 만드는 일은 지침서를 처음부터 다시 쓰는 일이 아닙니다. 지금 있는 지침서를 그대로 두고, 그 가운데 본문으로 올릴 항목을 가려내는 작업에 가깝습니다. 원래 지침서는 부록의 바탕이 되므로, 정해 둔 내용을 잃지 않으면서 읽는 쪽의 부담만 덜 수 있습니다.

본문과 부록에 들어가는 것

표는 나누는 형식을 정리한 것입니다.

수정 기록에서 항목 찾기

본문에 남길 항목은 게시물 수정 기록에서 찾습니다. 블로그 글, 누리집 공지, 채널 게시물을 올린 뒤 고친 일이 있다면 무엇을 왜 고쳤는지를 기록에서 모아, 같은 종류의 수정끼리 묶습니다. 병원 이름을 줄여 쓴 것을 고친 일, 진료과목 이름을 다르게 쓴 것을 고친 일, 원장 직함을 틀리게 쓴 것을 고친 일처럼 묶으면 자주 되풀이된 수정이 드러납니다.

수정 기록이 없다면 지금 올라가 있는 게시물을 채널마다 몇 개씩 모아 지침서와 대조합니다. 지침서와 다르게 쓴 곳을 찾아 같은 방식으로 묶으면 수정 기록이 없어도 자주 틀리는 항목을 가늠할 수 있습니다. 이번 대조를 계기로 앞으로의 수정은 기록에 남기는 칸을 만듭니다.

묶은 결과에는 묶음마다 수정 횟수를 함께 씁니다. 횟수가 있어야 본문에 올릴 차례를 정할 수 있고, 다음에 본문을 다시 따질 때 횟수가 줄었는지로 지침서가 효과를 냈는지 가늠할 수 있습니다.

본문에서 빼는 기준

묶은 항목 가운데 수정이 되풀이된 것부터 본문에 올리고, 한 번도 틀린 적이 없는 항목은 부록으로 내립니다. 틀린 적이 없다는 것은 쓰는 사람이 이미 그 규칙을 지키고 있다는 뜻일 수 있으므로, 본문에서 빼도 일이 흐트러지지 않을 수 있습니다.

틀린 적은 드물어도 한 번 틀리면 문제가 커지는 항목은 따로 따집니다. 진료 결과를 약속하는 표현이나 환자 정보를 드러내는 사진처럼 한 번의 실수가 병원에 큰 부담이 되는 항목은 횟수와 상관없이 본문에 짧게 남깁니다. 이런 항목은 수정 기록에 아직 없더라도 원장과 홍보 담당이 함께 정해 본문 맨 위쪽에 두어, 처음 읽는 사람의 눈에 먼저 들어가게 합니다. 본문에는 자주 틀리는 항목과 한 번만 틀려도 부담이 큰 항목이 함께 들어갑니다.

본문을 줄이는 사람

본문을 줄이는 일은 게시물을 직접 쓰고 고치는 사람이 맡는 편이 맞습니다. 홍보 담당이나 채널을 운영하는 직원은 어떤 수정이 되풀이되는지 몸으로 알고 있어, 수정 기록을 묶을 때 빠진 것을 메울 수 있습니다. 원장은 줄인 본문이 병원의 방향과 맞는지를 마지막에 확인합니다.

외부 업체가 게시물을 대신 쓰고 있다면 업체의 의견도 듣습니다. 업체가 자주 받는 수정 요청이 무엇인지 물으면, 병원 안의 기록에 남지 않은 수정이 드러날 수 있습니다. 다만 무엇을 본문에 남길지는 병원이 정합니다.

틀린 예와 맞는 예를 짝으로

본문의 항목은 설명 문장보다 짝으로 보여 줍니다. 「병원 이름은 정식 이름으로 씁니다」라고 쓰는 대신, 왼쪽에 줄여 쓴 이름, 오른쪽에 정식 이름을 놓으면 읽는 사람은 문장을 해석하지 않고 바로 고칠 수 있습니다. 짝은 수정 기록에서 실제로 고친 문장을 가져오되, 특정 게시물이나 담당자를 알아볼 수 있는 부분은 지우고 표현만 남깁니다.

짝 하나에는 고칠 것 하나만 담습니다. 한 예문 안에 이름 표기와 말투, 진료과목 이름을 한꺼번에 고쳐 놓으면 무엇을 배워야 하는지 흐려질 수 있습니다. 같은 묶음 안에서 짝이 너무 많아지면 비슷한 짝을 하나로 합치고, 남은 짝은 부록의 예시 모음으로 옮깁니다.

한눈에 읽히는 배치

본문 한 쪽은 위에서 아래로 수정이 잦은 순서로 놓습니다. 맨 위에는 표기, 그다음에 말투, 그다음에 사진처럼 묶음을 나누고, 묶음마다 제목을 굵게 달아 필요한 묶음만 찾아 읽을 수 있게 합니다. 글자 크기는 화면 옆에 띄워도 읽히는 크기로 정하고, 한 줄에 짝 하나만 담아 줄이 길어지지 않게 합니다. 짝은 표로 정리해 왼쪽과 오른쪽이 같은 높이에 오게 하고, 틀린 쪽 칸 위에는 「이렇게 쓰지 않습니다」, 맞는 쪽 칸 위에는 「이렇게 씁니다」를 달아 색만으로 구분하지 않습니다. 흑백으로 출력해도 틀린 칸과 맞는 칸이 구분되는지 한 번 인쇄해 확인합니다.

본문 맨 아래에는 부록에 무엇이 있는지 목록 한 줄을 넣습니다. 로고나 색처럼 본문에 없는 내용을 찾는 사람이 부록으로 바로 넘어갈 수 있게 하려는 것입니다. 본문이 한 쪽을 넘으면 항목을 다시 따져 부록으로 내릴 것을 찾습니다. 한 쪽이라는 한도가 있어야 새 항목을 올릴 때마다 무엇을 내릴지 함께 따지게 되고, 본문이 다시 길어지는 일을 막을 수 있습니다.

부록에 남기는 것

부록은 버리는 곳이 아니라 필요할 때 찾는 곳입니다. 로고 사용 규칙과 최소 크기, 대표 색과 보조 색의 값, 글꼴 이름과 크기, 지침을 정한 까닭과 배경 설명은 자주 펼쳐 보지 않더라도 디자이너나 업체가 작업할 때 필요합니다. 부록은 항목별로 제목을 달고 쪽 번호를 매겨, 본문 맨 아래의 목록에서 바로 찾아갈 수 있게 합니다.

정한 까닭은 부록에 남겨 둘 값어치가 있습니다. 왜 그 표기를 쓰는지 알면 새 상황에서도 같은 방향으로 판단할 수 있기 때문입니다. 다만 본문에는 까닭을 쓰지 않고 짝만 보여 주어, 짧게 읽는 사람의 시간을 아낍니다. 부록의 까닭 설명은 원장이 바뀌거나 병원의 방향을 다시 정할 때 지침을 이어 갈지 고칠지를 판단하는 근거가 되기도 합니다.

짧은 지침서 시험하기

본문 한 쪽을 만들었다면 쓰기 전에 시험합니다. 지침서를 처음 보는 직원 한두 명에게 본문만 건네고, 짧은 게시물 하나를 써 보게 한 뒤 본문의 짝과 맞는지 함께 확인합니다. 본문을 읽고도 같은 실수가 나온다면 그 항목의 짝이 분명하지 않은 것이므로 예를 고칩니다.

시험에서 직원이 본문을 찾아보는 데 오래 걸렸다면 배치를 고칩니다. 묶음 제목이 눈에 띄지 않았는지, 표가 너무 촘촘했는지를 물어 고치고, 고친 본문으로 다시 한 번 짧게 시험합니다.

본문 한 쪽의 예

표는 본문을 채우는 형식을 보여 주는 가상의 예입니다.

채널에서 지침서를 쓰는 법

짧은 지침서는 실제로 글을 쓰는 순간에 곁에 있어야 쓸모가 있습니다. 글 작성 화면 옆에 띄울 수 있는 크기로 만들고, 인쇄해서 쓰는 직원을 위해 한 장으로 출력되게 합니다. 외부 업체에도 본문 한 쪽을 먼저 건네고, 부록은 필요할 때 요청하도록 안내합니다. 본문 파일의 이름에는 만든 날을 넣어, 여러 판이 돌 때 어느 것이 최신인지 알 수 있게 합니다.

블로그처럼 글이 자주 올라가는 채널은 본문의 항목과 대조하는 일이 습관이 되어야 합니다. 한 쪽 지침서가 정해진 뒤, 홍보 담당은 글을 올리기 전마다 본문의 짝과 견주어 블로그 운영을 점검합니다.

외부 업체와 나누는 법

외부 업체에는 본문을 먼저 건네고, 업체가 올리기 전 게시물을 보내오면 본문의 짝을 기준으로 확인합니다. 확인에서 고친 항목은 병원의 수정 기록에 함께 남깁니다. 업체가 고친 일도 기록에 들어가야 다음 본문을 정할 때 업체 쪽에서 자주 틀리는 항목이 빠지지 않습니다.

업체가 바뀌면 새 업체에도 같은 본문과 부록을 건네고, 앞선 업체가 자주 틀렸던 항목은 본문에서 굵게 표시해 처음부터 주의하게 합니다.

본문을 고치는 때

본문은 수정 기록이 바뀌면 함께 바뀝니다. 병원이 정한 때마다 수정 기록을 다시 묶어, 한동안 틀린 적이 없는 항목은 부록으로 내리고 새로 자주 틀리는 항목은 본문으로 올립니다. 본문이 바뀐 날은 지침서 맨 아래에 남기고, 지침서를 쓰는 직원과 업체에 바뀐 항목만 따로 알립니다. 옛 본문이 출력된 채 남아 있으면 그것을 보고 쓰는 일이 생길 수 있으므로, 바꾼 날 옛 출력물을 거두어 새 본문으로 교체합니다.

누리집을 새로 만드는 일처럼 큰 작업이 생기면 본문과 부록을 함께 전달합니다. 누리집 문구에도 같은 표기가 쓰이도록, 웹 담당은 본문의 표기 짝을 넣어 병원 홈페이지 기획을 시작합니다.

한 쪽과 부록

브랜드 표현 지침서는 게시물 수정 기록에서 자주 고친 항목과 틀리면 안 되는 항목만 한 쪽 본문에 짝으로 놓고, 로고·색·글꼴과 정한 까닭은 부록으로 돌려 짧게 만듭니다. 본문은 수정 기록이 바뀔 때마다 항목을 올리고 내리며 한 쪽을 유지합니다.