외부 업체에 병원 시각 요소 규칙을 전하는 법

받을 때의 기준이 되는 넘길 넷

규칙을 말로만 전하면 받는 쪽은 자기 짐작으로 빈 곳을 채웁니다. 「로고는 원래대로 써 주세요」라는 부탁은 업체가 홈페이지에서 내려받은 로고 이미지를 써도 지켜진 것처럼 들리고, 「병원 색으로 해 주세요」는 화면에서 비슷하게 읽히는 색으로도 지켜진 것처럼 들립니다. 그래서 규칙은 문서와 파일로 넘기고, 말로는 그 문서와 파일을 어떻게 쓰는지만 설명합니다. 말로 설명한 내용도 메일로 한 번 더 보내, 업체가 작업 중에 찾아 읽을 수 있게 합니다.

넷 가운데 하나라도 빠지면 받는 순서가 흔들립니다. 원본 파일이 빠지면 업체는 로고를 다른 곳에서 구해 쓰고, 검수 담당이 빠지면 시안이 원장과 실장에게 따로 가서 서로 다른 고칠 점이 돌아옵니다. 넷은 계약을 맺은 날 한 번에 넘기고, 넘긴 날짜와 판을 기록에 남깁니다.

규칙집과 원본 파일에는 판 날짜를 붙여 넘깁니다. 같은 업체가 예전에 받은 옛 판을 가지고 있다면, 업체는 손에 익은 옛 파일을 먼저 열 수 있습니다. 새 판을 넘길 때 옛 판을 쓰지 말라는 말과 옛 판의 날짜를 함께 밝히고, 시안을 받을 때도 시안에 쓰인 로고 파일이 새 판인지를 첫 번째로 따집니다.

결과물을 받는 순서

1. 업체에서 시안을 이미지나 PDF로 받습니다.
2. 검수 담당이 넘긴 규칙집의 쪽과 시안을 나란히 놓고 맞댑니다.
3. 고칠 점은 규칙집의 쪽 번호나 잘못 쓴 예의 번호를 붙여 한 번에 묶어 보냅니다.
4. 고친 시안을 받아 고칠 점이 모두 반영되었는지만 따집니다.
5. 최종 승인 뒤 결과물 파일과 함께 쓰인 서체 목록, 편집 가능한 원본을 받습니다.
6. 받은 파일을 병원의 파일 목록에 올리고, 옛 판은 쓰지 않는 폴더로 옮깁니다.

둘째 단계에서 맞댈 때는 로고, 색, 서체, 여백의 차례로 하나씩 따집니다. 차례를 정하면 시안마다 같은 기준으로 맞대게 되고, 고칠 점 문서도 같은 차례로 쓰여 업체가 어느 항목의 고칠 점인지를 바로 압니다. 맞댄 결과는 맞은 항목까지 함께 써서, 업체가 고치지 않아도 되는 곳을 건드리지 않게 합니다.

셋째 단계에서 고칠 점을 묶어 보내는 까닭은 고칠 점이 여러 번에 걸쳐 가면 업체가 고친 곳을 다시 고치는 일이 생기기 때문입니다. 검수 담당은 시안을 받은 날 고칠 점을 한 문서에 모으고, 원장이나 실장의 의견도 그 문서에 합쳐 한 번에 보냅니다. 넷째 단계에서는 고칠 점이 반영되었는지만 따지고, 새로운 의견을 더하지 않습니다. 새 의견이 꼭 필요하다면 새 수정 요청으로 보내고, 그 요청은 업체와 맺은 수정 횟수에 셈합니다. 승인한 날짜와 승인한 시안의 판은 검수 기록에 남겨, 최종 파일이 승인한 시안과 같은지를 다섯째 단계에서 맞댈 수 있게 합니다.

받을 때 맞댈 것은 결과물의 종류에 따라 조금씩 다릅니다. 인쇄물은 색이 종이에서 달리 나올 수 있으므로 화면의 시안만으로 승인하지 않고 시험 인쇄본을 받아 맞대고, 홈페이지는 여러 화면 크기에서 로고가 줄어든 모습까지 맞댑니다. 시안은 결과물이 실제로 놓일 모습에 가깝게 받습니다. SNS 이미지는 휴대전화로 열어 실제 크기에서 글자가 읽히는지를 따지고, 간판은 건물 사진 위에 얹은 시안을 받아 주변 간판과 함께 놓였을 때 로고가 규칙집의 크기와 여백을 지키는지를 따집니다. 큰 화면에서만 시안을 보고 승인하면, 작은 화면이나 먼 거리에서 생기는 문제를 결과물을 받은 뒤에야 알게 됩니다.

서체 사용 범위와 검수 담당

서체 사용 범위는 넘길 넷 가운데 업체가 묻지 않고 지나갈 수 있는 것입니다.

문화체육관광부는 한국저작권위원회와 함께 「글꼴 파일 저작권 바로 알기」 안내서를 개정하며, 글꼴 파일로 만든 자료의 쓰임이 인쇄와 배포를 넘어 인터넷 누리집 게시로 넓어지면서 새로운 분쟁 사례가 나온다고 밝혔습니다. 같은 보도자료는 개정판에 더한 주요 사례로 인쇄용 글꼴로 기업 상징이나 상표 이미지를 만드는 경우와, 외주제작업체가 만든 PDF 문서를 누리집에 게시하는 행위를 소개합니다. 업체에 맡긴 안내문을 인쇄만 하지 않고 홈페이지에도 올린다면 이 사례와 맞닿으므로, 서체 사용 범위에는 결과물이 쓰일 곳을 인쇄와 누리집으로 나누어 씁니다.

업체가 자기 서체로 작업한다면, 병원이 그 결과물을 계약 뒤에도 같은 쓰임으로 계속 쓸 수 있는지를 서체 사용 범위의 칸에 함께 씁니다. 병원이 허락받은 서체를 업체가 쓴다면, 업체도 그 서체를 쓸 수 있는 조건인지를 업체에게 묻고 답을 받습니다. 최종 파일을 받을 때 쓰인 서체 목록이 없다면 승인을 미루고 목록부터 받습니다. 목록 없이 받은 결과물은 나중에 그 서체로 고칠 일이 생겼을 때 어떤 조건으로 받은 서체인지를 찾을 길이 없습니다.

구조화 데이터도 홈페이지 제작사에 넘길 목록에 넣습니다. 홈페이지에 병원 이름과 로고를 기계가 읽는 꼴로 표시한다면, 그 안에 든 병원 이름의 표기와 로고 이미지가 규칙집과 같아야 하므로, 화면에 보이는 로고만이 아니라 그 데이터에 쓰인 이름과 파일도 받을 때 함께 맞댑니다.

검수 담당은 시안이 병원 안에서 거치는 길을 하나로 만드는 사람입니다. 업체는 검수 담당에게만 시안을 보내고, 검수 담당은 원장의 승인이 필요한 결과물을 원장에게 올려 그 답을 업체에 전합니다. 이렇게 하면 업체가 받는 고칠 점은 늘 한 사람의 목소리로 오고, 병원은 어느 시안이 언제 승인되었는지를 한 사람의 기록에서 찾을 수 있습니다. 검수 담당이 휴가로 없는 날을 대비해 대신 맡을 사람 한 명을 정하고, 업체에는 그 사람의 이름도 처음부터 알립니다.

병원 플레이스 사진처럼 디자인 업체를 거치지 않는 결과물도 같은 검수 담당을 거치게 합니다. 촬영을 외부에 맡겼다면 사진 속 간판과 안내판의 로고가 규칙집과 같은지를 검수 담당이 따진 뒤에 올리고, 다른 업체의 결과물과 같은 기록에 남깁니다. 병원 직원이 직접 찍는 사진도 올리기 전에 같은 사람을 거칩니다.

넘긴 넷과 받은 파일은 업체마다 한 폴더에 모아 보관합니다. 넘긴 판, 받은 시안, 고칠 점 문서, 최종 파일이 한 폴더에 있으면, 같은 업체에 일을 맡길 때 무엇을 넘겼고 무엇을 받았는지를 처음부터 묻지 않아도 됩니다.