직원이 쉽게 쓰는 병원 시각 요소 템플릿

고정 영역과 고칠 수 있는 영역

템플릿이 없으면 직원은 지난번에 만든 파일을 열어 글만 고쳐 씁니다. 그 파일이 이미 규칙에서 조금 벗어나 있었다면 벗어난 모양이 다음 파일로 그대로 이어지고, 몇 번을 거치면 처음 규칙과 다른 로고 크기와 색이 굳어질 수 있습니다. 템플릿은 직원이 언제나 규칙집에서 출발한 원본을 열게 하는 장치이므로, 지난 파일을 고쳐 쓰는 습관을 템플릿을 여는 습관으로 옮기는 데서 시작합니다.

둘 사이에 선택 영역을 하나 더 두면 템플릿이 덜 답답해집니다. 규칙집이 허락한 보조 색 가운데 하나, 정해 둔 배치 가운데 하나처럼 보기가 정해진 것은 직원이 그 안에서 택하게 합니다. 보기를 열어 두는 범위는 규칙집이 이미 정한 것 안으로 한정합니다.

고칠 수 있는 영역에는 글자 수의 한도를 함께 정합니다. 제목이 두 줄을 넘거나 본문이 칸을 넘치면 직원은 글자 크기를 줄이고 싶어지는데, 글자 크기는 고정 영역의 서체 규칙에 속하므로 줄이지 않습니다. 넘치는 내용은 나누어 두 장으로 만들거나 본문을 줄여 씁니다. 사진 칸은 비율을 고정해, 직원이 사진을 늘리거나 눌러 넣지 않게 합니다. 사진의 비율이 칸과 맞지 않으면 사진을 잘라 넣는 방법을 예시로 보여 줍니다. 한도는 칸 옆에 「제목 20자 안」처럼 써 두어, 직원이 쓰는 동안 알 수 있게 합니다.

안내문, 공지, SNS 이미지의 템플릿

템플릿은 쓰임에 따라 나누어 만듭니다. 종이로 뽑는 안내문, 홈페이지나 게시판에 올리는 공지, SNS에 올리는 이미지는 크기와 파일 형식이 다르므로 한 파일로 모두를 맡기면 직원이 크기를 바꾸다가 고정 영역이 어긋납니다. 쓰임마다 크기를 미리 맞춘 파일을 따로 두고, 파일 이름에 쓰임과 크기를 넣어 직원이 맞는 파일을 바로 찾게 합니다. 내보낼 파일 형식도 템플릿마다 정해, 같은 SNS 이미지가 직원마다 다른 형식으로 올라가지 않게 합니다.

편집 프로그램이 영역 잠금을 지원한다면 고정 영역을 잠그고, 지원하지 않는다면 고정 영역을 한 장의 바탕 이미지로 만들어 그 위에 고칠 수 있는 영역만 글자 상자로 얹습니다. 어느 쪽이든 직원이 로고를 끌어 옮기거나 색을 바꿀 수 없게 하는 것이 목적입니다. 잠글 수 없는 프로그램을 쓴다면 완성본을 내보내기 전에 고정 영역이 원본과 같은지를 한 번 맞대는 순서를 넣습니다.

병원 플레이스 사진처럼 병원의 실제 모습을 보여 주는 이미지는 템플릿의 틀을 씌우지 않는 쪽으로 정합니다. 템플릿은 글로 알리는 안내 이미지를 위한 도구이므로, 실내와 외관을 찍은 사진에 로고 띠나 제목 상자를 얹으면 사진이 보여 줄 모습이 가려집니다. 사진에 쓰는 규칙이 따로 필요하다면 촬영 규칙으로 정해 규칙집의 다른 항목에 넣습니다.

템플릿마다 완성 예시를 한 장씩 함께 붙여 나눕니다. 예시는 실제로 올렸던 안내를 템플릿으로 새로 만든 것이면 좋고, 고칠 수 있는 영역에 어느 정도의 글이 들어가는지를 직원이 한눈에 알게 합니다.

템플릿을 처음 나누어 줄 때는 직원과 함께 한 장을 만들어 보는 시간을 짧게 가집니다. 고칠 수 있는 영역에 글을 넣고, 선택 영역에서 보조 색을 하나 택하고, 정해진 형식으로 내보내는 데까지를 한 번 거치면 직원이 어디까지 손댈 수 있는지를 몸으로 익힙니다. 이때 직원이 막힌 곳은 템플릿의 설명이 모자란 곳이므로, 그때 받은 물음을 모아 템플릿 옆 설명에 더합니다.

템플릿에 넣는 서체의 사용 허락 범위

템플릿은 서체를 여러 직원의 컴퓨터로 퍼뜨리는 파일이기도 합니다. 템플릿을 열려면 서체가 설치되어 있어야 하므로, 템플릿을 나누어 주면 서체 파일도 여러 컴퓨터에 깔게 됩니다. 그래서 템플릿에 넣을 서체는 몇 대의 컴퓨터에 설치할 수 있는지, 인쇄물만이 아니라 홈페이지와 SNS에 올리는 이미지에도 쓸 수 있는지를 그 서체의 사용 조건에서 먼저 찾습니다.

문화체육관광부는 한국저작권위원회와 함께 「글꼴 파일 저작권 바로 알기」 안내서를 개정하며, 글꼴 파일로 만든 자료의 쓰임이 인쇄와 배포를 넘어 인터넷 누리집 게시로 넓어지면서 새로운 분쟁 사례가 나온다고 밝혔습니다. 같은 보도자료가 소개한 추가 사례에는 비영리·개인 목적의 무료 글꼴을 영리 목적으로 쓰는 경우와, 외주제작업체가 만든 PDF 문서를 누리집에 게시하는 행위가 들어 있습니다. 직원이 템플릿으로 만든 안내문을 PDF로 내보내 홈페이지에 올리는 일도 인쇄를 넘어 누리집에 게시하는 쓰임이므로, 서체의 사용 조건이 그 쓰임까지 허락하는지를 따집니다.

1. 직원 컴퓨터 여러 대에 설치할 수 있는지를 서체의 사용 조건에서 찾습니다.
2. 홈페이지와 SNS 이미지에도 쓸 수 있는지를 같은 사용 조건에서 찾습니다.
3. 업체가 만든 템플릿이라면 병원이 그 서체를 계약 뒤에도 쓸 수 있는지를 업체와의 계약서에서 찾습니다.

답은 규칙집의 서체 항목에 서체 이름과 함께 남기고, 템플릿 파일에도 쓴 서체의 이름을 밝힙니다. 보도자료는 개정 안내서에 글꼴 파일을 확인하고 삭제하는 방법도 실었다고 밝히므로, 사용 조건이 맞지 않는 서체가 직원 컴퓨터에 깔려 있다면 그 안내를 따라 지우고 템플릿의 서체를 조건에 맞는 것으로 갈아 끼웁니다. 출처를 알 수 없는 서체가 지난 파일에 들어 있다면, 보도자료가 개정 안내서에 저작권자를 알 수 없는 글꼴의 이용 방법도 실었다고 밝히므로 그 안내부터 찾습니다.

고정 영역의 로고도 서체와 이어져 있을 수 있습니다. 병원 이름을 글자로 쓴 로고라면 그 글자를 만든 서체가 있고, 보도자료는 인쇄용 글꼴을 사용해 기업 상징이나 상표 이미지를 만드는 경우를 개정 안내서의 추가 사례로 소개합니다. 템플릿에 넣는 로고는 이미 완성된 로고 파일이지만, 로고를 만든 서체의 이름과 그 서체를 로고에 써도 되는 조건인지를 규칙집의 로고 항목에 함께 남겨, 템플릿을 고칠 때 찾을 수 있게 합니다.

병원 이전 명칭 변경은 템플릿의 고정 영역을 고치는 일입니다. 주소와 병원 이름이 고정 영역에 들어 있으므로, 원본 템플릿 한 벌을 고치면 직원이 그 뒤에 만드는 안내문과 공지는 모두 새 주소와 새 이름으로 나옵니다. 이때 직원 컴퓨터마다 남아 있는 옛 템플릿을 거두지 않으면 옛 주소가 실린 안내가 섞여 나오므로, 템플릿은 한 폴더에서만 내려받게 하고 고친 날짜를 파일 이름에 넣습니다.

템플릿 원본을 고칠 수 있는 사람은 규칙집을 맡은 사람 한 명으로 정합니다. 직원이 쓰다가 칸이 모자라거나 새 쓰임이 생기면 그 사람에게 요청하고, 원본을 고친 내용과 날짜는 규칙집의 이력에 남깁니다.