지침서 한 권이 아니라 꾸러미, 조건서, 창구를 함께
외부 업체에 브랜드 표현 지침서를 건넬 때는 지침서 한 권만 보내지 않고 세 가지를 함께 건넵니다. 업체가 맡은 작업에 필요한 원본 파일만 추린 「원본 꾸러미」, 그 꾸러미를 어디까지 쓸 수 있는지를 한 장에 쓴 「건넴 조건서」, 그리고 지침서를 읽다 막혔을 때 물을 문의 창구 한 사람입니다. 조건서는 업체 계약서의 첨부로 넣어 계약과 함께 서명받습니다. 지침서는 무엇을 지킬지를 말하지만, 업체가 받은 파일로 무엇을 해도 되는지는 말하지 않기 때문입니다.
조건서에서 빠뜨리기 쉬운 것이 결과물이 쓰일 매체입니다. 문화체육관광부의 「글꼴 파일 저작권에 대해 알아보고 사용하세요」 보도자료는 글꼴 파일을 사용해 작성한 자료의 이용 형태가 인쇄 및 배포를 넘어 인터넷 누리집 게시로 확대됨에 따라 새로운 분쟁 사례가 등장하고 있다고 밝히고, 개정 안내서의 추가 사례로 외주제작업체가 제작한 피디에프(PDF) 문서를 누리집에 게시하는 행위를 듭니다. 같은 자료는 개정판이 질의응답을 법률상 책임이 있는 경우(저작권 침해 사례와 약관 위반 사례)와 책임이 없는 경우로 나누어 소개한다고 씁니다. 업체가 인쇄물로만 알고 작업한 결과물을 병원이 누리집에 올리면, 그 결과물에 쓰인 글꼴과 소재가 누리집 게시까지 허락된 것인지 아무도 모르는 채로 남습니다. 그래서 조건서의 첫 줄에는 이 결과물이 쓰일 매체를 모두 쓰고, 업체가 그 범위에 맞는 허락으로 작업하게 합니다.
세 가지를 함께 건네면 업체가 지침서를 읽는 방식도 달라집니다. 원본 꾸러미가 작업에 맞게 추려져 있으면 업체는 어느 파일을 써야 하는지 고민하지 않고, 조건서가 계약에 들어 있으면 받은 파일을 어디까지 써도 되는지 묻지 않아도 되며, 문의 창구가 정해져 있으면 지침서에 없는 상황에서 짐작으로 결정하지 않고 병원에 묻습니다. 세 가지 가운데 하나라도 빠지면 업체는 빠진 부분을 스스로 메우게 되고, 그렇게 메운 부분이 병원의 브랜드 표현과 어긋나는 곳이 됩니다.
건네는 것과 업체마다 달라지는 것
| 건네는 것 | 담는 것 | 업체의 작업에 따라 달라지는 것 |
|---|---|---|
| 브랜드 표현 지침서 | 지침서 전문 | 달라지지 않음 |
| 원본 꾸러미 | 작업에 필요한 파일만 | 인쇄 업체는 인쇄용 로고와 인쇄 색 값, 누리집 제작사는 화면용 로고와 화면 색 값, 영상 업체는 투명 바탕 로고와 맺음 화면 |
| 건넴 조건서 | 쓰일 매체, 사용 범위, 권리 조건 | 쓰일 매체의 줄이 작업마다 다름 |
| 문의 창구 | 담당자 한 사람의 이름, 연락 방법, 답하는 기한 | 달라지지 않음 |
표에서 업체마다 달라지는 것은 원본 꾸러미와 조건서의 매체 줄뿐입니다. 지침서와 문의 창구는 모든 업체에 같게 두어, 맡긴 업체가 여럿이어도 병원이 설명할 내용이 늘지 않게 합니다.
작업 쓰기에서 문의 창구 알리기까지
- 업체가 맡을 작업을 결과물과 쓰일 매체로 쓰기
- 작업에 필요한 원본만 추려 꾸러미 만들기
- 건넴 조건서에 사용 범위와 권리 조건 쓰기
- 조건서를 계약서에 첨부해 서명받기
- 문의 창구와 답하는 방식을 알리기
첫째 단계는 업체가 맡을 작업을 결과물과 쓰일 매체로 쓰는 일입니다. 「안내문 디자인」이라고만 쓰지 않고, 「진료 안내문 A4 한 장, 대기실 게시와 누리집 공지 게시」처럼 결과물 하나마다 어디에 쓰일지를 함께 씁니다. 나중에 쓰일 곳이 늘 수 있다면 그 가능성도 이 줄에 씁니다. 안내문을 인쇄한 뒤 블로그 이미지나 영상의 한 컷으로도 쓸 생각이라면, 그 매체까지 써 두어야 업체가 처음부터 그 범위의 허락으로 작업합니다. 병원은 병원 홈페이지 기획을 이 「쓰일 매체」 줄과 함께 누리집 제작사에 맡깁니다. 누리집에 올라갈 안내문과 이미지가 어느 업체의 결과물인지가 기획 단계에서 드러나야, 제작사가 받는 원본의 범위도 정확해집니다.
둘째 단계는 작업에 필요한 원본만 추려 꾸러미를 만드는 일입니다. 병원이 가진 로고 편집용 원본, 색 값, 사진, 글꼴 목록 가운데 그 업체의 결과물을 만드는 데 쓰이는 것만 담고, 내보낸 파일로 충분한 작업에는 편집용 원본을 넣지 않습니다. 편집용 원본이 여러 업체에 흩어질수록 병원이 모르는 변형 판이 생기기 쉽습니다. 글꼴은 병원이 가진 글꼴 파일을 복사해 넣지 않고, 글꼴 이름과 쓰일 매체만 알려 업체가 그 범위의 사용 허락을 갖추었는지 답하게 합니다. 병원은 병원 외부 등록 정보를 꾸러미에서 따로 떼어, 그 정보를 맡긴 업체 한 곳에만 담당자 권한으로 건넵니다.
셋째 단계는 건넴 조건서에 사용 범위와 권리 조건을 쓰는 일입니다. 조건은 네 줄이면 됩니다. 받은 원본은 이 병원의 결과물에만 쓴다는 것, 로고의 비율과 색과 글자를 고치지 않는다는 것, 계약이 끝나면 받은 원본을 지우고 지웠다는 회신을 보낸다는 것, 결과물을 업체의 제작 사례로 소개하려면 병원의 허락을 따로 받는다는 것입니다. 네 줄 위에는 첫째 단계의 결과물과 쓰일 매체 목록을 그대로 옮깁니다. 넷째 줄인 제작 사례 소개는 업체에 불리한 조건이 아니라, 병원이 언제 어떤 모습으로 소개될지를 미리 아는 장치입니다. 허락할지는 결과물마다 원장이 정하고, 허락한 결과물의 이름을 조건서에 씁니다.
넷째 단계는 조건서를 계약서에 첨부해 서명받는 일입니다. 조건서를 계약과 따로 메일로만 보내면, 조건이 계약의 일부로 남지 않을 수 있습니다. 계약서의 첨부 목록에 조건서의 이름과 날짜를 넣고, 서명한 계약서와 함께 병원의 계약 서류철에 보관합니다. 계약 전에 작업이 시작되어야 한다면 조건서에만 먼저 서명받습니다.
다섯째 단계는 문의 창구와 답하는 방식을 알리는 일입니다. 창구는 지침서를 제일 잘 아는 한 사람으로 하고, 답하는 기한을 함께 알립니다. 지침서에 들어 있는 내용을 묻는 질문에는 지침서의 해당 항목을 알려 답하고, 지침서에 없는 내용은 원장의 판단을 받은 뒤 답합니다. 업체가 물은 질문과 병원의 답은 날짜와 함께 문의 기록에 남겨, 같은 질문이 다른 업체에서 나왔을 때 같은 답을 하게 합니다. 답하는 기한은 업체의 작업 일정에 맞춰 알리고, 기한 안에 답하기 어려운 질문이라면 언제까지 답할지를 먼저 알립니다.
건넴 조건서의 줄
| 조건서의 줄(가상의 예) | 쓰는 문장 | 이 줄이 막는 일 |
|---|---|---|
| 결과물과 쓰일 매체 | 진료 안내문 A4, 대기실 게시와 누리집 공지 게시 | 인쇄용으로만 허락된 소재가 누리집에 오르는 일 |
| 사용 범위 | 받은 원본은 ○○의원의 결과물에만 씀 | 병원 로고가 다른 작업의 시안에 쓰이는 일 |
| 변형 금지 | 로고의 비율, 색, 글자를 고치지 않음 | 업체마다 조금씩 다른 로고가 생기는 일 |
| 계약 뒤 처리 | 계약이 끝나면 받은 원본을 지우고 회신함 | 병원이 모르는 곳에 원본이 남는 일 |
| 제작 사례 소개 | 업체 소개 자료에 싣기 전에 병원의 허락을 받음 | 병원 결과물이 병원 뜻과 다르게 알려지는 일 |
| 글꼴 | 글꼴 이름과 쓰일 매체를 받고 허락을 갖추었는지 회신함 | 허락 범위 밖의 글꼴이 결과물에 쓰이는 일 |
여섯 줄 가운데 첫 줄과 마지막 줄은 결과물마다 고쳐 쓰고, 가운데 네 줄은 모든 업체의 조건서에 같은 문장으로 씁니다.
꾸러미와 조건서의 원칙에서 벗어나는 경우
꾸러미에는 필요한 원본만 넣고, 조건서의 네 줄은 모든 업체에 같게 쓴다는 원칙에도 예외가 있습니다. 아래 경우에는 원칙을 그대로 쓰지 않고 조건서에 줄을 더해 다룹니다.
첫째 예외는 업체가 편집용 원본을 꼭 받아야 하는 작업입니다. 간판 시공 도면이나 큰 현수막처럼 내보낸 파일로는 크기를 맞출 수 없는 작업이라면, 편집용 원본을 그 작업에 한해 건넵니다. 이때 조건서에 「편집용 원본은 ○○ 작업에만 쓰고 작업이 끝난 날 지운다」는 줄과 그 날짜를 더하고, 업체가 원본에서 뽑은 시공용 파일은 병원도 한 벌 받아 보관합니다.
둘째 예외는 업체가 지침서의 글꼴에 대한 허락을 갖추지 못한 경우입니다. 이때 병원의 글꼴 파일을 대신 건네 작업을 이어 가게 하지 않습니다. 업체가 그 글꼴의 사용 허락을 갖출 때까지 그 글꼴이 들어가는 결과물의 작업을 시작하지 않고, 허락을 갖추기 어렵다면 지침서가 정해 둔 대체 글꼴이 있는지 문의 창구가 답합니다. 대체 글꼴이 지침서에 없다면 원장의 판단을 받아 지침서에 줄을 더한 뒤 답합니다.
셋째 예외는 급한 수정을 계약 중인 업체가 아닌 다른 업체가 맡는 경우입니다. 앞 업체가 만든 결과물의 작업 파일을 병원이 받아 옮겨 주고 싶어지지만, 그 파일에는 앞 업체가 갖춘 허락으로 쓴 소재와 글꼴이 들어 있을 수 있습니다. 새로 맡는 업체에는 병원이 가진 원본으로 꾸러미를 새로 만들어 건네고, 같은 조건서에 서명받습니다. 급한 일정이라 조건서를 나중에 받기로 했다면, 작업을 맡기는 메시지에 조건서의 네 줄을 먼저 옮겨 보내고 업체의 동의 답을 받은 뒤 시작합니다.
지침서를 업체에 건네는 방식에 관한 질문
프리랜서 개인에게 맡길 때도 조건서가 필요한가요?
필요합니다. 개인에게 맡기는 작업은 계약서 없이 메시지로 시작되는 경우가 있는데, 그럴수록 조건서 한 장에 서명받는 일이 계약을 대신하는 기록이 됩니다. 조건서의 네 줄은 업체와 같게 씁니다.
업체가 일부 작업을 다른 업체에 하청으로 맡기면 어떻게 하나요?
조건서에 「병원의 허락 없이 받은 원본을 다른 업체에 건네지 않는다」는 줄을 더합니다. 허락한다면 그 업체의 이름을 조건서에 쓰고, 그 업체도 같은 조건을 따른다는 회신을 받습니다.
계약이 끝난 업체가 원본을 지웠는지 어떻게 아나요?
지웠다는 회신을 메일이나 문서로 받아 계약 서류철에 보관합니다. 회신이 오지 않으면 문의 창구가 한 번 더 요청하고, 요청한 날을 문의 기록에 남깁니다. 회신을 받은 업체와 받지 못한 업체를 서류철 첫 장에 나누어 쓰면, 다음 계약을 맺을 때 그 업체의 조건 이행을 한눈에 알 수 있습니다.
지침서 자체를 업체가 다른 곳에 보여 주어도 되나요?
지침서도 원본 꾸러미와 같은 조건으로 다룹니다. 조건서의 사용 범위 줄에 지침서를 함께 넣어, 이 병원의 작업에만 쓰고 계약이 끝나면 지우게 합니다. 업체가 지침서의 일부를 자기 작업 설명에 인용하고 싶다면, 인용할 부분을 미리 병원에 알리고 허락을 받게 합니다.
문의 창구 담당자가 휴가 중일 때는 어떻게 하나요?
조건서에 대신 답할 사람 한 명을 함께 쓰고, 그 사람도 문의 기록을 읽을 수 있게 합니다. 두 사람이 같은 기록을 읽고 답해야 업체가 받는 답이 갈라지지 않습니다.