직원 소개 사진의 동의 받는 절차

사용 채널, 기간, 퇴직 뒤 처리, 보관의 네 칸

동의서가 필요한 까닭은 얼굴이 나온 사진이 개인정보이기 때문입니다. 개인정보보호위원회의 분야별 개인정보 보호 안내서는 의료기관 편에서 의료기관 인터넷 홈페이지 등을 통해 근로자 정보의 공개가 필요한 경우를 동의가 필요한 사항으로 들고, 그 예로 근로자 연락처 등의 공개와 환자 등의 만족도를 높이기 위한 담당자 업무 및 연락처 공개를 듭니다. 같은 안내서의 사회복지시설 편은 업무 수행을 위한 필수 정보의 공개는 동의 없이 가능하나, 만족도를 높이기 위한 사진, 개인 연락처 등 추가적인 개인정보를 공개하는 경우에는 동의가 필요하다고 설명합니다.

안내서는 동의를 받을 때 정보주체가 자유로운 의사에 따라 동의 여부를 결정할 수 있어야 하고, 동의를 받으려는 내용이 구체적이고 명확해야 하며, 그 내용을 쉽게 읽고 이해할 수 있는 문구를 써야 하고, 동의 여부를 명확하게 표시할 수 있는 방법을 주어야 한다고 설명합니다. 동의를 받을 때 알릴 것으로는 수집·이용 목적, 항목, 보유 및 이용기간, 동의를 거부할 권리가 있다는 사실과 거부에 따른 불이익이 있다면 그 내용을 듭니다. 네 칸은 이 설명을 직원 소개 사진에 맞게 옮긴 것입니다. 동의서의 문장은 직원이 한 번 읽고 무엇에 동의하는지 알 수 있는 말로 쓰고, 법령 문구를 그대로 옮겨 길게 늘이지 않습니다.

채널과 기간을 정하는 법

사용 채널은 「온라인」처럼 묶지 않고 채널 이름으로 하나씩 씁니다. 홈페이지 직원 소개에만 쓰는 데 동의한 직원의 사진이 광고 이미지나 영상에 쓰이면, 직원은 동의하지 않은 곳에 얼굴이 실리게 됩니다. 채널마다 동의 칸을 따로 만들어, 직원이 홈페이지에는 동의하고 광고에는 동의하지 않는 식으로 나누어 표시할 수 있게 합니다.

사용 기간은 재직 기간으로 정하는 것이 단순합니다. 다만 홍보물처럼 한 번 인쇄하면 회수가 어려운 곳에 쓴다면, 퇴직 뒤에도 이미 인쇄된 것이 남을 수 있다는 점을 동의서에 밝히고 그 범위를 따로 동의받습니다. 날짜로 기간을 정했다면 그 날짜가 다가올 때 직원에게 다시 동의를 받을지 물어, 대답이 없으면 사진을 내립니다. 묻고 기다린 날짜도 사용 목록에 남겨, 사진을 내린 까닭이 기간 만료였다는 것을 알 수 있게 합니다.

촬영한 뒤에는 쓸 사진을 직원과 함께 정합니다. 여러 장 가운데 어느 사진을 쓸지, 보정을 어디까지 할지를 직원이 보고 동의한 사진만 사용 목록에 올립니다. 직원이 보지 못한 사진이 게시되면 동의서에는 표시했더라도 직원이 원하지 않은 모습이 실릴 수 있습니다.

동의를 받는 때도 정합니다. 안내서의 의료기관 편은 근로자 정보의 공개처럼 동의가 필요한 사항은 최초 근로계약 체결 시 동의를 받아야 한다고 설명합니다. 근로계약서와 같은 날 사진 동의서를 건네되, 근로계약에 꼭 필요한 동의와 한 장에 섞지 않고 따로 받아 직원이 사진 동의만 거부할 수 있게 합니다.

동의하지 않은 직원은 사진 없이 이름과 직무만 소개할지, 소개에서 빼는 것을 원하는지를 본인에게 묻고 정합니다. 사진을 거부한 직원에게 다른 직원과 같은 모양을 맞추려고 동의를 다시 권하지 않습니다. 동의를 거듭 권하면 안내서가 말하는 자유로운 의사에 따른 동의가 흐려집니다.

퇴직 뒤 처리와 동의서 보관

퇴직 뒤 처리는 동의서에 미리 써 둔 대로 합니다. 안내서는 인사·노무 편에서 고용관계가 유지되는 기간에 이용하던 개인정보가 퇴직으로 불필요하게 되었을 때는 원칙적으로 복구 또는 재생되지 않는 방법으로 지체 없이 파기해야 한다고 설명합니다. 직원 소개 사진은 재직하는 직원을 소개하려고 쓴 것이므로, 퇴직하면 쓸 목적이 없어집니다. 게시한 사진을 내리고, 병원이 가진 원본 파일과 편집 파일도 함께 파기합니다.

1. 촬영 전에 채널별 동의 칸이 있는 사진 사용 동의서를 직원에게 건넵니다.
2. 직원이 표시한 채널만 사진 사용 목록에 올립니다.
3. 사진을 게시한 곳과 날짜를 사용 목록에 씁니다.
4. 퇴직이나 동의 철회가 있으면 사용 목록에 있는 모든 곳에서 사진을 내립니다.
5. 원본과 편집 파일을 파기하고, 파기한 날짜를 목록에 남깁니다.

첫째 단계 전에 사진 파일을 보관할 곳도 정합니다. 원본과 편집 파일을 직원 개인의 휴대전화나 여러 사람의 컴퓨터에 흩어 놓으면 넷째 단계에서 모두 찾아 지울 수 없으므로, 병원이 정한 폴더 한 곳에만 보관하고 그 폴더를 열 수 있는 사람을 정합니다.

SNS 계정에 쓰는 사진은 동의서에 한 줄을 더 씁니다. 게시물이 공유되거나 다른 사람이 저장하면, 병원이 게시물을 내려도 병원 밖에 남은 사진까지 거둘 수는 없을 수 있습니다. 이 사실을 동의서의 SNS 칸 옆에 밝혀, 직원이 그것을 알고 SNS 칸에 표시하게 합니다.

셋째 단계의 사용 목록이 있어야 넷째 단계에서 빠뜨리는 곳이 없습니다. 홈페이지에서는 내렸는데 블로그의 오래된 글에 사진이 남아 있는 일을 막으려면, 사진을 쓸 때마다 목록에 한 줄씩 더해 놓아야 합니다. 사용 목록에는 사진 파일 이름과 게시한 곳의 주소를 함께 써서, 내릴 때 하나씩 찾아갈 수 있게 합니다.

동의 철회도 같은 순서로 처리합니다. 안내서는 의료기관 편에서 정보주체가 개인정보 처리의 정지를 요구하거나 동의를 철회할 수 있다고 하고, 처리정지를 요구받으면 정당한 사유가 없는 한 요구를 받은 날로부터 10일 이내에 파기 등 요구에 상응하는 조치 결과를 알려야 한다고 설명합니다. 재직 중인 직원이 사진 동의를 거두겠다고 하면 퇴직과 같은 순서로 사진을 내리고 결과를 알립니다.

의료진 홍보는 동의서의 채널 칸이 허락한 곳에서만 합니다. 의료진의 소개 사진을 블로그 글이나 영상 썸네일에 새로 쓰고 싶다면, 그 채널에 동의한 칸이 있는지를 사용 목록에서 먼저 찾고, 없다면 그 채널에 대한 동의를 따로 받습니다.

동의서 원본은 인사 서류와 함께 보관하되, 사진 사용 목록과 서로 찾아갈 수 있게 같은 번호를 매깁니다. 사진을 모두 내리고 파일을 파기한 뒤에는 동의서도 병원이 정한 기간이 지나면 같은 방법으로 파기하고, 그 기간은 동의서의 보관 칸에 처음부터 씁니다.